Tool: How to analyze and understand your leadership project

By Erik Korsvik Østergaard, 28. October 2019

If you want to engage your peers, your managers or your colleagues in leadership activities, you need to establish a mutual engagement and willingness to do so. That starts with a good understanding of the challenge you are tackling – or the opportunity you want to exploit. And that starts with analyzing it, so that you can convey the message and start the change. Actually, this is part of steps one and two in a leadership development program.

Here follows my personal tools and thinking patterns, which I have gathered and refined over the past two decades as business consultant, project manager, and people manager.

It also contains three acronyms, that has stuck with me: SCQA + ADKAR + STCQRR

Find your why

Start with Why – and value

Answer these questions, so they can clarify your focus:

  • That is the purpose of your activity?
  • What problem are you solving?
  • What opportunity are you exploiting?

Avoid falling in the product trap and be madly in love with a product or a tool. Any activity should be decoupled from that, and instead focus on capabilities, challenges, and value creation. Use the Impact Story as a great way to start.

Then, describe the value you want to create, both non-tangible value (capabilities, emotions, interpersonal etc.) and tangible value (profit, market share, growth, products, KPIs etc.):

  • What benefit do you want to realize?
  • What value do you want to create?

Understanding the situation – SCQA

Ask yourself: What dependencies are there to between your purpose and the five areas of your organization? Does the situation affect the purpose and direction, the tactical execution, the innovation and production, your culture, your organization or your leadership? And does it require changes in these places?

I always document it by using the SCQA:

  • What is the Situation? Describe your context as sober and honest as possible. What is the business situation, the market condition, the employee situation, the funding situation etc. Describe key figures and vital signs.
  • What is your Challenge? Describe what hinders you or challenges you from doing what you want – or describe the opportunity you want to exploit. What problem are you solving, and why does it arise. What impediments are there? What dependencies are there – and what requirements on other parts of the organization are needed?
  • What Question do we seek to answer? Formulate your quest, your curiosity, or your project objective/mission. The Design Thinking approach is great here: “How might we”-questions are a great way to do frame how you want to address the challenge.
  • What is our hypothetical Answer? Describe what you expect to create/establish/make possible/obtain from solving the challenge. AND make sure do describe your Definition of Done: When is the problem solved? When can we say we’re done?

Understanding the organizational change – ADKAR

Make sure to describe your change. Are you pushing or pulling the change?

  • What changes? What stays the same?
  • Is it driven by internal or external forces?
  • Is it planned or unforeseen?
  • Is it simple or complex?
  • Is it small or massive?
  • Is it slow or fast?
  • And what “collateral damage” will we accept, e.g. people leaving the organization, missed deadlines, higher cost in a period etc.?

I like to use the ADKAR model to analyze the situation in the organization and describe the proposed activities.

  • Awareness of the need for change
  • Desire to support the change
  • Knowledge of how to change
  • Ability to demonstrate skills and behaviors
  • Reinforcement to make the change stick

What is the situation for each of the five ADKAR elements? What should be done to change or develop the situation?

Describing your proposed activity – STCQRR

Make sure to describe your project/activity through all six angles: STCQRR

  • What is the Scope?
    • Organizational scope: Who and what is affected? Use the blast radius-tool for this.
    • Activity scope: What activities do you propose to initiate?
    • Delivery scope: What do you expect to deliver? A document? A feeling? A skill? A tool? Or?
  • What is the Time frame?
    • How long time do you expect your project to last?
    • What phases to you go through?
  • What is the Cost?
    • What is your estimate for internal cost and external cost?
    • What is your estimate for other elements like software, material, experiments etc.?
  • How do you ensure Quality?
    • What processes do you apply?
    • What conversations do you have – and how do you apply the learning?
    • How do you measure progress?
    • How do you measure the value, that you want to create?
    • When are you done?
  • What Risks are there?
    • Use the structure:
      There is a risk that [something happens], leading to [a not-so-good situation].
      The probability for it is [low/medium/high]. The impact is [low/medium/high].
      To mitigate it, we [do something].
  • What Resources do you need?
    • Who do you need, when, and for what?

Conveying the message

You need to communicate with two groups of people: Those that makes the decision and provides the investment for it, and those that are affected.

In both cases you need to understand:

  • Who are you talking to?
  • What are their preferred channel (email, phone, PowerPoint, meeting, etc)?
  • What are their communicative preferences? Do they look for business cases, money, profit, numbers, dates, feelings and emotions, stories, competitions, logic arguments, a narrative and a good story – or a mix?
  • What noise filters will there be when you send the message to them?
  • How do you ensure a good feedback loop, so that you know that the message is received the way you want it?
  • What noise filter do you have yourself?

Finally, work together!

Be sure to create the analysis and presentation with someone. Thinking out loud is a great way to create better solutions and consistency, and to identify mistakes.

We call it “rubber ducking“.

/Erik

The world and your employees have changed.
Do you want to keep up
– and shape the future?

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Instagram post 18092233801111176 Skal du med til Global Peter Drucker 2019? I år handler det om 'The power of Ecosystems', og vi glæder os til at deltage for tredje år i træk! I denne episode, tager @Pukfalken dig med igennem nogle klip fra sidste års konference, hvor du kan høre om vores refleksioner fra sidste år. 🎧🎙
Skal du med i år, så lad os mødes og tale videre om vores tanker og inspiration. Vi ses til GPDF 2019.
____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #globalpeterdruckerforum #gpdf2019 #gpdf #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #organizing #tealorganisation
Instagram post 17863523059550413 Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, nej. SCQA, ADAKAR og STCQRR kan betyde noget for din ledelsesstil. God lederskab er engagerende, motiverende og skaber en fælles forståelse af, hvad I kæmper for. ✅ Hvordan kan du så analysere og forstå din egen ledelsestilgang? 🤔@erikqstergaard har, i hans sidste blogindlæg, skrevet tips og tools om, hvilke spørgsmål er nyttige at spørge sig selv om som leder. Klik på linket i bio for at læse hele indlægget.  _______________________  #blochøstergaard #futureofwork #leadership #leadershipdevelopment #tips #tools #management #organization #business
Instagram post 17887663417421431 Snart udkommer første del af podcasten 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' i din lokale podcastapp. Podcastserien sætter fokus på IT-konsulentvirksomheden Pingala A/S, der adskiller sig ved at være en moderne, eksperimenterende virksomhed med en helt flad struktur uden mellemledere, stor fokus på mennesker og personlige relationer, og en kultur baseret på formål, frihed, lyst og oprigtighed. De er 50+ medarbejdere fordel i Dubai og Danmark, og insisterer på at fokusere på kultur som strategisk element år efter år. Allerede nu kan du finde traileren til podcastserien og inden længe udkommer første del af podcastserien med 3 episoder. Du kan finde et link i bio, som hjælper dig med at finde podcasten
________________
#PingalaAS #modernleadership #modernorganization #børsengazelle #børsengazelle2019 #futureofwork #fremtidensledelse #fremtidensarbejdsplads #futureofleadership #blochoestergaard #kultur #kulturensomoase #fra10til100 #fra10til100medkulturensomoase
Instagram post 17864253415525121 En af vores områder er at muliggøre og glæder ledere på til selv at drive forandring, fremtidens ledelse og styrke deres mindset. ⚒🤓🧠
I dag er Erik ude og afslutte et kursusforløb for motiverede ledere. 💪🏼😊
➡️➡️➡️
Repost from @erikqstergaard - Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos @ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership @blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard @ledernedk
Instagram post 17877284806461624 Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard ledernedk
Instagram post 17993190676276245 Mandag morgen startede hos copenhagenfintechlab i rollen som mentor. 🤓📚 Altid stærkt at starte dagen med energiske iværksættere. 💪🏼😄 #mentor #fintech #blochoestergaard #fremtidensledelse
Instagram post 17867284756509716 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Instagram post 18071165542150990 I en foranderlig verden er det at eksperimentere, teste og fejle en naturlig del af mindsettet. Speedboats og hypoteser er vigtige værktæjer til at validere din vej frem, når du eksperimenterer. 🛠 
Denne Learning Path tager dig igennem værktøjerne og giver dig nye tilgange til at skabe små og store speedboats. 🚤😎 ________________
#blochoestergaard #Innovation #Modernleadership #Futureofwork #LEarningpath #learningmoment #sharedknowledge #changemangement #futureofleadership #moderneledelse #ledelse #fremtidensledelse #pivotering #transformation #hverdagsinnovation #speedboatexperiment
Instagram post 18077735665185315 For nyligt var @pukfalken til en konference, hvor der var en summe øvelse deltagerne imellem. De skulle stille hinanden ét spørgsmål og svare med ét svar. Spørgsmålet Puk fik var: "why change?", 🤔 og hun svarede: "Because we need to stay relevant". 🤓

Lige før klokken ringede, og øvelsen var slut, spurgte han igen: "Isn’t that from a place of fear?" 🤷🏼‍♀️ Hvis organizsationer skal forandre sig og forblive relevant, så bliver et Change Management team også nødt til at udvikle sig og forny deres modeller. ⚒ Følg link i bio og find det nyeste blogindlæg om netop, hvordan et Change Managemnet team sikrer kontinuerlig fornyelse med brugen af to essentielle change canvases.
_______________
#blochoestergaard #changecanvas #changemanagement #agilechange #leanchange #stayrelevant #futureofwork #futureofleadership #orgnaization #modernleadership #modernchange
Instagram post 18019319410244090 Et afdelingsmøde behøver ikke være kedeligt eller føles som tidsspild. 😔 Det kan sagtens være spændende, kort og godt. I det nyeste blogindlæg giver @erikqstergaard dig forslag til, hvordan agendaen kan skrues sammen. Og du får dem selvfølgelig her:
1️⃣Start med formålet og spørg: Hvad har DU gjort for formålet i denne uge?
2️⃣Nyhed om kolleger; hvem er blevet far, hvem er på kursus og hvornår kommer Susanne tilbage fra ferie?
3️⃣ Spørg så: På en skala fra 1 til 6, hvordan har din uge så været - og hvorfor?
4️⃣ Tid til at snakke fremdrift; start med "State of the nation" og derefter besøg jeres kanban-board.
5️⃣ Det sidste punkt er om økonomien: hvordan ser det finansielle ud og hvordan går det med virksomhedens KPI'er.
Hvis du vil forstå hele agendaen, se hvorfor det netop er de her spørgsmål, så følg link i bio og besøg Eriks blogindlæg: "Tool: The agenda of a modern department meeting". 🤓👉🏼💻
______________________
#blochoestergaard #modernleadership #modernpeopleleadership #futureofwork #departmentmeetings #agenda #kanbanboard #Futureofleadership #ledelse #organisering #teamsofteams #purpose #profit #people #progress
Instagram post 17849967880618744 Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Instagram post 18109469245001080 Fra dagens foredrag ved Gladsaxe Erhvervskonference. Fed energi og rart at møde alle de andre virksomheder i nabolaget // blochoestergaard #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #sdg8
Instagram post 17886870883418373 Har du brug for inspiration til din oktoberlæsning? 🤓📚 Vi anbefaler 'Many Voices One Song: Shared Power with Sociocracy' af Jennifery Ted Rau og Jerry Koch-Gonzales. 
Bogen giver en fin og letlæst introduktion til sociokrati. Med udgangspunkt i filosofien (ligeværdighed og effektivitet) dykker den ned i cirklerne, rollerne, organisationsdesignet og beslutningsprocessen og giver en håndgribelig guide til såkaldt dynamic governance. Hvis du vil dykke ned i begrebet "sociocracy", så skynd dig at få fat i et eksemplar af bogen. 📙
Hvad læser du i oktober og hvad kan du anbefale? 🍂🍁
____________________________________
#blochoestergaard #sociocracy #onesongmanyvoices #månedensbog #bookofthemonth #futureofwork #inspiration #modernleadership
Instagram post 17926172473325443 Kan du forklare forskellen på autoritet og autorisation? Og hvad er distributeret ledelse? 🤷🏻‍♀️ @gurihanstvedt har skrevet et blogindlæg som dykker ned i forskellen, og hvad det betyder med distribueret ledelse. Der er selvfølgelig link i bio, og forklaring på det kortspil @gurihanstvedt og @arbuse sidder og spiller på billedet. 😉
__________
#blochoestergaard #changemanagement #changeinterventions #agilechange #leanchange #speedboatexperiements #organizing #modernleadership #futureofwork #futureofleadership #innovation #radicalchange #organizationaltransformation
Instagram post 18066358441149343 Verdensmålene fylder 4 år. Det fejre vi til et arrangement hos Sustainable Change Makers. Følg med på story for er par pointer undervejs på dagen. 😄💪🏼🤩
________________
#blochoestergaard #sustainablechangemakers #changemakers #sdg #sdgs2030 #verdensmål
Instagram post 18021293890227228 Moderne personaleledelse er et paradigmeskift fra at "lede produkter" til at "lede mennesker": du tager dig af dine ansatte, så de kan tage sig af virksomheden. Men hvordan? 
I vores nye Learning Paths, hvis vi dig, hvordan du skaber rammerne og rytmen, hvordan du støtter udviklingen af dine medarbejdere, hvordan du sikre et godt arbejdsklima, og hvordan du arbejder med distribueret ledelse. 
Nysgerrig? Følg vores Learning Path om Being a Modern Leader.
___________________
#blochoestergaard #modernpeopleleadership #learningpath #futureofleadership #ledelse #fremtidensledelse #waysofworking #inspire #leadership