Tool: How to analyze and understand your leadership project

By Erik Korsvik Østergaard, 28. October 2019

If you want to engage your peers, your managers or your colleagues in leadership activities, you need to establish a mutual engagement and willingness to do so. That starts with a good understanding of the challenge you are tackling – or the opportunity you want to exploit. And that starts with analyzing it, so that you can convey the message and start the change. Actually, this is part of steps one and two in a leadership development program.

Here follows my personal tools and thinking patterns, which I have gathered and refined over the past two decades as business consultant, project manager, and people manager.

It also contains three acronyms, that has stuck with me: SCQA + ADKAR + STCQRR

Find your why

Start with Why – and value

Answer these questions, so they can clarify your focus:

  • That is the purpose of your activity?
  • What problem are you solving?
  • What opportunity are you exploiting?

Avoid falling in the product trap and be madly in love with a product or a tool. Any activity should be decoupled from that, and instead focus on capabilities, challenges, and value creation. Use the Impact Story as a great way to start.

Then, describe the value you want to create, both non-tangible value (capabilities, emotions, interpersonal etc.) and tangible value (profit, market share, growth, products, KPIs etc.):

  • What benefit do you want to realize?
  • What value do you want to create?

Understanding the situation – SCQA

Ask yourself: What dependencies are there to between your purpose and the five areas of your organization? Does the situation affect the purpose and direction, the tactical execution, the innovation and production, your culture, your organization or your leadership? And does it require changes in these places?

I always document it by using the SCQA:

  • What is the Situation? Describe your context as sober and honest as possible. What is the business situation, the market condition, the employee situation, the funding situation etc. Describe key figures and vital signs.
  • What is your Challenge? Describe what hinders you or challenges you from doing what you want – or describe the opportunity you want to exploit. What problem are you solving, and why does it arise. What impediments are there? What dependencies are there – and what requirements on other parts of the organization are needed?
  • What Question do we seek to answer? Formulate your quest, your curiosity, or your project objective/mission. The Design Thinking approach is great here: “How might we”-questions are a great way to do frame how you want to address the challenge.
  • What is our hypothetical Answer? Describe what you expect to create/establish/make possible/obtain from solving the challenge. AND make sure do describe your Definition of Done: When is the problem solved? When can we say we’re done?

Understanding the organizational change – ADKAR

Make sure to describe your change. Are you pushing or pulling the change?

  • What changes? What stays the same?
  • Is it driven by internal or external forces?
  • Is it planned or unforeseen?
  • Is it simple or complex?
  • Is it small or massive?
  • Is it slow or fast?
  • And what “collateral damage” will we accept, e.g. people leaving the organization, missed deadlines, higher cost in a period etc.?

I like to use the ADKAR model to analyze the situation in the organization and describe the proposed activities.

  • Awareness of the need for change
  • Desire to support the change
  • Knowledge of how to change
  • Ability to demonstrate skills and behaviors
  • Reinforcement to make the change stick

What is the situation for each of the five ADKAR elements? What should be done to change or develop the situation?

Describing your proposed activity – STCQRR

Make sure to describe your project/activity through all six angles: STCQRR

  • What is the Scope?
    • Organizational scope: Who and what is affected? Use the blast radius-tool for this.
    • Activity scope: What activities do you propose to initiate?
    • Delivery scope: What do you expect to deliver? A document? A feeling? A skill? A tool? Or?
  • What is the Time frame?
    • How long time do you expect your project to last?
    • What phases to you go through?
  • What is the Cost?
    • What is your estimate for internal cost and external cost?
    • What is your estimate for other elements like software, material, experiments etc.?
  • How do you ensure Quality?
    • What processes do you apply?
    • What conversations do you have – and how do you apply the learning?
    • How do you measure progress?
    • How do you measure the value, that you want to create?
    • When are you done?
  • What Risks are there?
    • Use the structure:
      There is a risk that [something happens], leading to [a not-so-good situation].
      The probability for it is [low/medium/high]. The impact is [low/medium/high].
      To mitigate it, we [do something].
  • What Resources do you need?
    • Who do you need, when, and for what?

Conveying the message

You need to communicate with two groups of people: Those that makes the decision and provides the investment for it, and those that are affected.

In both cases you need to understand:

  • Who are you talking to?
  • What are their preferred channel (email, phone, PowerPoint, meeting, etc)?
  • What are their communicative preferences? Do they look for business cases, money, profit, numbers, dates, feelings and emotions, stories, competitions, logic arguments, a narrative and a good story – or a mix?
  • What noise filters will there be when you send the message to them?
  • How do you ensure a good feedback loop, so that you know that the message is received the way you want it?
  • What noise filter do you have yourself?

Finally, work together!

Be sure to create the analysis and presentation with someone. Thinking out loud is a great way to create better solutions and consistency, and to identify mistakes.

We call it “rubber ducking“.

/Erik

The world and your employees have changed.
Do you want to keep up
– and shape the future?

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Hvordan hænger digital transformation, digital mo Hvordan hænger digital transformation, digital modenhed og organisatorisk kultur sammen? Og hvad kan vi bruge den viden til?

Ny podcastepisode ude nu, efter en god lang sommerpause. #podcast #blochøstergaard
“Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår “Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår hierarki fungerer, og hvornår netværk og demokrati fungerer. Vi skal blande. Måske skal vi bruge selvstyrende teams nogle steder, mens noget andet skal løses mere struktureret og hierarkisk. Men det handler om tidssvarende ledelsesværktøjer og om at skabe en verden, som alle kan leve i”.

Ovenstående er et citat fra mit indlæg ved Børsen Live  i tirsdags, hvor jeg gav mit bud på hvordan man kan lave en moderne organiseringsform; en organisatorisk model som er beskrevet i min seneste bog "Teal Dots in an Orange World." 

Børsen har lavet en fin opsamling fra dagen, bla. med ovenstående citat - og de har også fanget to andre vigtige pointer: 

(1) At moderne organisationsformer og disruption nu rammer de træge og høj-regulerede brancher (healthcare, industri og uddannelse, fx)

(2) At oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: "Du kan ikke af-poppe popcorn". Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

#blochøstergaard #blochoestergaard #tealdotsinanorangeworld
Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Lederne Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Me Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk netværksanalyse. Lyt med i denne podcastepisode, hvor linebloch_ og pukfalken tager dig i hånden!

Repost from blochoestergaard using RepostRegramApp - ONA'en er og bliver et vores yndlings værktøjer. 🛠🙌🏼 Derfor har vi nu også dedikeret en podcastepisode til den. 🎧 Hvis du er nysgerrig på, hvad ONA'en egentlig kan, hvordan du kan spotte forandringsagenter, nøglemedarbejdere og endda se dem, der måske ikke er en del af kulturen, så er det nu, du skal spidse øre. Gå ind i din nærmeste podcastapp, søg på 'Fremtidens Ledelse To-Go', tryk start på episode 34 og læn dig tilbage. Og, som noget nyt kan vi fortælle, at podcasten også er at finde på den nye podcastplatform Podimo. 🙌🏼🥳 Velkommen til podcastverden podimo_dk vi glæder os til at se, hvor det bærer hen. 🤩
Episodens værter er: linebloch_ og pukfalken. 🎙🤓🦠 ______________
#blochoestergaard #ONA #OrganizationalNetworkAnalysis #organizing #organization #futureoforganizations #modernleadership #ledelse #fremtidensledelsetogo #podcast #podimo #podimopodcast
Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze i Independent Publisher Book Award 2019. 🎉😃 @erikqstergaard er SÅ glad og stolt af, at nogen har fundet bogen brugbar og værdifuld.
Tillykke til Erik, for at vinde bronze i kategorien “business/careers/sales”. 🥳
______________
#Blochøstergaard #theresponsiveleader #futureofwork #innovation #organization #leadership #change #knowledgesharing #inspire #futureofwork #futureofleadership #enable #futureofwork #leadership #modernleadership #modernorganization #organization #waysofworking
Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not to like! #blochøstergaard #blochoestergaard #altergodt #workworkwork
Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organizati Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organization af Amy C. Edmondson er en klar anbefaling fra @arb.use og @erikqstergaard. De er enige om, at Amy gør begrebet 'psykologisk sikkerhed' nærværende og håndgribeligt. Hun beskriver konceptet på en simpel og nem måde, har forståelige cases med og bruger research og konkrete eksempler på at understøtte pointerne. En klar anbefaling til både medarbejdere og ledere, som er interesseret i psykologisk tryghed og hvad det betyder for en organisation. 
Stjerner herfra: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ __________________
#blochoestergaard #amyedmondson #thefearlessorganization #psykologisksikkerhed #Psychologicalsafety #organization #organizing #tryghed #arbejdsplads #blochøstergaard  #theresponsiveleader
Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye bog 'Teal Dots in an Orange World', og nøj hvor vi glæder os. 🎉

Et hurtigt tilbageblik fortæller os, at for 2 år siden sad Erik og @linebloch_ og redigerede på den første bog: 'The Responsive Leader', og selvsamme øvelse for 'Teal Dots in an Orange World' er afsluttet. 📖🥂 Nu begynder næste fase i bogprocessen: Indsamling af anbefalinger og endorsments til bogens cover og udarbejdelse af en markedsføringsplan. 🤓👏🏻#throughback #theresponsiveleader #tealdotsinanorangeworld #blochoestergaard
gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jy gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jylland, hvor vi faciliterer deres læringsnetværk. Så får man rigtigt snakket sammen i bilen 😃☕️🚗 // #blochoestergaard #futureofwork #blochøstergaard
“Det her er noget af det mest spændende ledergr “Det her er noget af det mest spændende ledergruppe-udviklingsforløb jeg har set!” <- dagens opturs-udbrud fra lederen af det 250 personer store område, vi havde kick-off med i dag. God start på et fedt efterår! #yay! #blochøstergaard #blochoestergaard
Starter morgenen med lidt videooptagelse til marke Starter morgenen med lidt videooptagelse til marketing for Gladsaxe Erhvervskonference, som vi skal være med til at åbne og holde workshop på // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureoforganizations
Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Y Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Yay! // #theresponsiveleader #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoest Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoestergaard
Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete brudstykker og pointer fra vores podcast, “Fremtidens Ledelse to-go”. Det gør mig sååå glad at vi laver noget, som gør indtryk og kan bruges! Find den i iTunes eller din podcast app. Eller på vores hjemmeside. // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #podcast
Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst til at arbejde sammen med os? Vi hjælper virksomheder med at transformere sig og omfavne en ny virkelighed. Vi søger kolleger til vores klan. Check link i bio. Ansøgningsfrist er 1-maj. // #blochøstergaard #blochoestergaard  #futureofleadership #futureofwork
Check jobbet via link i bio! #dkledelse #job #bloc Check jobbet via link i bio! #dkledelse #job #blochøstergaard #futureofleadership #futureofwork #blochoestergaard
Vi planlægger kickoff på en stor transformation Vi planlægger kickoff på en stor transformation med en kunde. Skønt at mærke hvordan kræfterne mere og mere trækker samme vej, og er mega ambitiøse. // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Foredrag i et ledernetværk i Herning // #futureof Foredrag i et ledernetværk i Herning // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Easy: Bog, bog, bog, arbejde, bog, bog, bog, arbej Easy:
Bog, bog, bog,
arbejde, bog, bog,
bog, arbejde, arbejde // #bestnine #TheResponsiveLeader #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard
Ooooh! Jeg fik foden indenfor ved thinkers50 😃👍 (link i bio) “The paradigm shift of leadership is omnipresent, and clearly driven by advances in society, arts, literature, music – and naturally by the immense development in technology. This is referred to as the fourth industrial revolution; or the first digital revolution. The question is, how does the modern leader think and act in this turmoil of change? One way of answering this is by describing the mindset of the responsive, modern leader.” // #blochøstergaard #futureofwork #leadership #theresponsiveleader
#theresponsiveleader #bookreception #theresponsiveleader #bookreception