Tool: How to analyze and understand your leadership project

By Erik Korsvik Østergaard, 28. October 2019

If you want to engage your peers, your managers or your colleagues in leadership activities, you need to establish a mutual engagement and willingness to do so. That starts with a good understanding of the challenge you are tackling – or the opportunity you want to exploit. And that starts with analyzing it, so that you can convey the message and start the change. Actually, this is part of steps one and two in a leadership development program.

Here follows my personal tools and thinking patterns, which I have gathered and refined over the past two decades as business consultant, project manager, and people manager.

It also contains three acronyms, that has stuck with me: SCQA + ADKAR + STCQRR

Find your why

Start with Why – and value

Answer these questions, so they can clarify your focus:

  • That is the purpose of your activity?
  • What problem are you solving?
  • What opportunity are you exploiting?

Avoid falling in the product trap and be madly in love with a product or a tool. Any activity should be decoupled from that, and instead focus on capabilities, challenges, and value creation. Use the Impact Story as a great way to start.

Then, describe the value you want to create, both non-tangible value (capabilities, emotions, interpersonal etc.) and tangible value (profit, market share, growth, products, KPIs etc.):

  • What benefit do you want to realize?
  • What value do you want to create?

Understanding the situation – SCQA

Ask yourself: What dependencies are there to between your purpose and the five areas of your organization? Does the situation affect the purpose and direction, the tactical execution, the innovation and production, your culture, your organization or your leadership? And does it require changes in these places?

I always document it by using the SCQA:

  • What is the Situation? Describe your context as sober and honest as possible. What is the business situation, the market condition, the employee situation, the funding situation etc. Describe key figures and vital signs.
  • What is your Challenge? Describe what hinders you or challenges you from doing what you want – or describe the opportunity you want to exploit. What problem are you solving, and why does it arise. What impediments are there? What dependencies are there – and what requirements on other parts of the organization are needed?
  • What Question do we seek to answer? Formulate your quest, your curiosity, or your project objective/mission. The Design Thinking approach is great here: “How might we”-questions are a great way to do frame how you want to address the challenge.
  • What is our hypothetical Answer? Describe what you expect to create/establish/make possible/obtain from solving the challenge. AND make sure do describe your Definition of Done: When is the problem solved? When can we say we’re done?

Understanding the organizational change – ADKAR

Make sure to describe your change. Are you pushing or pulling the change?

  • What changes? What stays the same?
  • Is it driven by internal or external forces?
  • Is it planned or unforeseen?
  • Is it simple or complex?
  • Is it small or massive?
  • Is it slow or fast?
  • And what “collateral damage” will we accept, e.g. people leaving the organization, missed deadlines, higher cost in a period etc.?

I like to use the ADKAR model to analyze the situation in the organization and describe the proposed activities.

  • Awareness of the need for change
  • Desire to support the change
  • Knowledge of how to change
  • Ability to demonstrate skills and behaviors
  • Reinforcement to make the change stick

What is the situation for each of the five ADKAR elements? What should be done to change or develop the situation?

Describing your proposed activity – STCQRR

Make sure to describe your project/activity through all six angles: STCQRR

  • What is the Scope?
    • Organizational scope: Who and what is affected? Use the blast radius-tool for this.
    • Activity scope: What activities do you propose to initiate?
    • Delivery scope: What do you expect to deliver? A document? A feeling? A skill? A tool? Or?
  • What is the Time frame?
    • How long time do you expect your project to last?
    • What phases to you go through?
  • What is the Cost?
    • What is your estimate for internal cost and external cost?
    • What is your estimate for other elements like software, material, experiments etc.?
  • How do you ensure Quality?
    • What processes do you apply?
    • What conversations do you have – and how do you apply the learning?
    • How do you measure progress?
    • How do you measure the value, that you want to create?
    • When are you done?
  • What Risks are there?
    • Use the structure:
      There is a risk that [something happens], leading to [a not-so-good situation].
      The probability for it is [low/medium/high]. The impact is [low/medium/high].
      To mitigate it, we [do something].
  • What Resources do you need?
    • Who do you need, when, and for what?

Conveying the message

You need to communicate with two groups of people: Those that makes the decision and provides the investment for it, and those that are affected.

In both cases you need to understand:

  • Who are you talking to?
  • What are their preferred channel (email, phone, PowerPoint, meeting, etc)?
  • What are their communicative preferences? Do they look for business cases, money, profit, numbers, dates, feelings and emotions, stories, competitions, logic arguments, a narrative and a good story – or a mix?
  • What noise filters will there be when you send the message to them?
  • How do you ensure a good feedback loop, so that you know that the message is received the way you want it?
  • What noise filter do you have yourself?

Finally, work together!

Be sure to create the analysis and presentation with someone. Thinking out loud is a great way to create better solutions and consistency, and to identify mistakes.

We call it “rubber ducking“.

/Erik

The world and your employees have changed.
Do you want to keep up
– and shape the future?

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Jeg skal holde oplæg i Oxfordshire 12-Feb. Det gl Jeg skal holde oplæg i Oxfordshire 12-Feb. Det glæder jeg mig til! #futureofwork #tealdotsinanorangeworld
Sådan så min bog ud, hos en jeg besøgte sidste Sådan så min bog ud, hos en jeg besøgte sidste uge 😊 Gennemlæst og brugt, med postits, æselører og notater 💪😃👍 “Jeg har talt varmt om den mange steder og nu også læst din første bog - bravo til den også!” #tealdotsinanorangeworld
Ud af de ni mest liket billeder fra 2019, så er j Ud af de ni mest liket billeder fra 2019, så er jeg mest stolt af min første hjemmelavet pizza dej. Som I åbenbart var enige i var en stor præstation for mig. 💪🏼😂
Ellers et godt år med bestyrelsesuddannelse, rejse til Japan og umådelig meget foredrag, workshop og oplæg. 🙌🏼🙏🏼😎 #åretdergik #hjemmelavetpizza #2019 #blochoestergaard #blochøstergaard #foredrag #partnersincrime
Reading about leading and designing modern organiz Reading about leading and designing modern organizations while my youngest daughter leads the other riders in the class.  Thanks for the inspiring book erikqstergaard #tealdotsinanorangeworld #leadership #ugilic
Taking a break from all the Christmas preparations Taking a break from all the Christmas preparations... a nice glass of Port and a book I’ve been looking forward to read for a few weeks, by my very dear friend erikqstergaard He’s the shit and if you don’t know him - hurry and correct that! I’ve got like 30min. before the duck hits the oven, so here goes...
#christmas #reading #tealdotsinanorangeworld #downtime #mindthemind #merrychristmas
Det her er totalt meget "ananas i egen juice" ... Det her er totalt meget "ananas i egen juice" ... men jeg er temmeligt glad og stolt. Jeg er blevet interviewet til SCENARIO Magazine, der udgives af Instituttet for Fremtidsforskning.

SCENARIO er et magasin, jeg har abonneret på i flere år. Jeg har rost det, jeg synes det er velskrevet, og jeg læser alle artikler, fra ende til anden. Folk der har set mig til foredrag og kurser, har hørt mig rose det. 
Og nu er jeg sgu selv kommet med i det. Damn, det gør mig så glad. Og Adam Graafland Nordlund har ret præcist fanget essensen af hvad der optager mig for tiden.

Adam og jeg talte sammen mere end to timer - om jazz og kaosmatematik og ledelse og samfund, og det har han kogt ned til dette interview, i december 2019-udgaven af SCENARIO. Jeg er glad - og en smule overvældet :) #tealdotsinanorangeworld #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Organizing the workspace of the future with respon Organizing the workspace of the future with responsive leadership and team-oriented organisms 📚
Når man er færdig med at skrive en bog, ja, så Når man er færdig med at skrive en bog, ja, så fortsætter man med at skrive. Eller, jeg gør i hvert fald.

Jeg skriver en artikel om ugen, til et magasin, en avis eller et online medie af en slags. Typisk er det 1000 ord, der skal leveres. Og efterhånden kan jeg levere det på to timer. :) #TealDotsInAnOrangeWorld #FutureOfWork #FutureOfLeadership #OrganizationalDesign #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Best nine 2019 Bog bog bog Bog bog TINTIN Bog Wor Best nine 2019

Bog bog bog
Bog bog TINTIN
Bog Work bog 😃

#tealdotsinanorangeworld
Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Lederne Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Hvilken bedre måde at slutte måneden på end bog Hvilken bedre måde at slutte måneden på end bogreception for erikqstergaard. 🎉🥳🥂 Jeg bliver så uendelig glad af at møde en masse mennesker med samme tanker om at ændre måden vi arbejder på. 🙌🏼🙏🏼 Tak for alle jer, der tænker anderledes. 🤓🙋🏻‍♀️ #blochoestergaard #futureofwork #changemangement #tænkanderledes #blochøstergaard #fremtidensledelse #tealdotsinanorangeworld #tealdots
Yay! Nedtællingen er slut. 🥳🥂Bogreception f Yay! Nedtællingen er slut. 🥳🥂Bogreception for @erikqstergaard nye bog er i dag og alt er klart. Følg med i story for hvad der kommer til at ske. 😄😎🤩 #blochoestergaard #blochøstergaard #tealdotsinanorangeworld #book #bogreception #newbook #linkibio #futureofwork #organizing #organization #tealdots #orangeworld #platform #ecosystem
Erik taler - igen. Denne gang hos ingeniorforening Erik taler - igen. Denne gang hos ingeniorforeningen_ida til deres konference “Ledelse der Styrker”. Og igen om #tealdotsinanorangeworld // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard
Rytmer i din organisation skal forstås som en fas Rytmer i din organisation skal forstås som en fast række touchpoints mellem mennesker og teams. Det handler om at synkronisere aktiviteter, ressourcer, erfaringer m.fl. Det fordeles ud fra to designparametre: Rhythm of Business og Rhythm of Connections. 🔄💡🙋🏼 Nysgerrig på hvor skillelinjen er mellem de to og hvordan du tager de første skridt? Tune ind og lyt til den nyeste episode af podcasten Fremtidens Ledelse to-go! 🎧🎙 ____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #rhythmofbusiness #rhythmofconnection #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #rhythm #scrum #agile #agilerhythms #tealorganisation
Har du overvejet, hvordan din ledelsesstil ændrer Har du overvejet, hvordan din ledelsesstil ændrer sig i takt med, at vi ændrer 'ways of working'? 🤔@erikqstergaard har skrevet et blogindlæg om, hvordan du leder økosystemer, og hvordan din rolle som leder ændrer sig. At lede økosystemer sætter fokus på at dyrke organisationskulturen og på at bygge relationer. Det kræver en leder, der er 'teal' i hjertet. 💚🧡 Klik på link i bio for at læse blogindlægget. 
_______________________
#tealdotsinanorangeworl #blochoestergaard #ecosystems #leadershipstyle #modernleader #futureofwork #newwaysofworking #leadingecosystems #modernorganization #leadership
På vej hjem fra globalpeterdruckerforum. Vi skriv På vej hjem fra globalpeterdruckerforum. Vi skriver blogindlæg med alle vores input og indtryk fra de to intense dage. #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Som altid efter konference: post-its, ideer og tan Som altid efter konference: post-its, ideer og tanker. Snart er det samlet i et blogindlæg. 🤓💡 #gpdf19 #petersruck #blochoestergaard #postits #futureofwork #modernleadership #ecosystems
Great to bump into the blochoestergaard gang at gl Great to bump into the blochoestergaard gang at globalpeterdruckerforum 2019. #Repost from erikqstergaard #blochøstergaard #GPDF19 #globalpeterdruckerforum #leadership #leadershipagility #agile #futureofwork
Yay! Konferencen over alle ledelseskonferencer: Gl Yay! Konferencen over alle ledelseskonferencer: Global Peter Drucker Forum. 🤓🙌🏼
Nu skal i dag og i morgen bare gå ud på at få nye indsigter og blive maks inspireret! 🤓😉 #gpdf19 #ledelse globalpeterdruckerforum blochoestergaard #blochoestergaard #konference #gpdf #leadership #futureofwork #ecosystems
Workshop-prep. #lego! #blochøstergaard Workshop-prep. #lego! #blochøstergaard
2017: 39 2018: 49 2019: 31 Det er antallet af opl 2017: 39
2018: 49
2019: 31

Det er antallet af oplæg vi har givet de sidste par år, og som I måske kan se, så har vi ikke holdt ligeså mange i år, som tidligere. Det skyldes bl.a. @erikqstergaards "skrivehi", hvor han har brugt nogle måneder på at skrive sin nye bog (som udkommer om små to uger!). 📃✍🏼📗 Men, det stopper ikke os andre i at holde foredrag som @linebloch på billedet, eller @pukfalken, der forleden talte om millennial og ledelse. 🧑🏼‍🏫💁🏻‍♀️🤓 ___________________
#keynotespeaker #publicspeaker #blochoestergaard #blochøstergaard #modernleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #organization #network #ecosystem #moderneledelse #changemanagement #futureofwork #fremtidensledelse #progressivledelse #futureofleadership #teamsofteams
De næste fire episoder i podcast 'Fra 10 til 100 De næste fire episoder i podcast 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' er landet i din podcastapp. De fire episoder afslutter denne sæson og omgang af podcastserien og handler om: Social kapital, rekruttering, kunderelationerne og skalering. 🤔
Det har været så fedt at være med til at lave podcasten, så vi håber I også bliver inspireret og får en masse nye og gode tanker ud af at lytte med.
_________________
#podcast #blochoestergaard #blochøstergaard #fra10til100medkulturensomoase #oase #kulturensomoase #pingaladk #modernleadership #ledelse #fremtidensledelse #progressivledelse
Skal du med til Global Peter Drucker 2019? I år h Skal du med til Global Peter Drucker 2019? I år handler det om 'The power of Ecosystems', og vi glæder os til at deltage for tredje år i træk! I denne episode, tager @Pukfalken dig med igennem nogle klip fra sidste års konference, hvor du kan høre om vores refleksioner fra sidste år. 🎧🎙
Skal du med i år, så lad os mødes og tale videre om vores tanker og inspiration. Vi ses til GPDF 2019.
____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #globalpeterdruckerforum #gpdf2019 #gpdf #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #organizing #tealorganisation
Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, ne Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, nej. SCQA, ADAKAR og STCQRR kan betyde noget for din ledelsesstil. God lederskab er engagerende, motiverende og skaber en fælles forståelse af, hvad I kæmper for. ✅ Hvordan kan du så analysere og forstå din egen ledelsestilgang? 🤔@erikqstergaard har, i hans sidste blogindlæg, skrevet tips og tools om, hvilke spørgsmål er nyttige at spørge sig selv om som leder. Klik på linket i bio for at læse hele indlægget.  _______________________  #blochøstergaard #futureofwork #leadership #leadershipdevelopment #tips #tools #management #organization #business