Tool: The agenda of a modern department meeting

By Erik Korsvik Østergaard, 7. October 2019

Oh, the classic department meeting. So tedious and boring. But wait, it does not have to be. If you rearrange the elements of the meeting, then the flow and the mood changes. Here is how to do that.

The classic department meeting is boring

The classic department meeting goes something like this:

“Welcome everybody. Let’s dive straight to it. Here are the sales numbers from this month. And as you see (…) Next up is a tour around the table to share what we’re working on. Tim, you start (…) Right, let’s get back to work”.

One hour spent. Or wasted. We can do better than that.

Sustainable Leadership is the backbone of the agenda

Sustainable Leadership is the understanding of juggling a mutual and coherent focus on

  • our raison d’être and our identity
  • our social capital,
  • our value-creating tasks,
  • and our profitable business.

It is a wholesome mindset and approach to meaningfulness, context, human beings, and the health and growth of your business.

With that in mind, let’s rearrange the order of the agenda items, and reframe some of the dialogue. Here is the modern agenda for the modern department meeting.

the modern agenda purpose people progress profit

The modern agenda for the modern organization

Purpose

“So, what have you done this week, to support our purpose?”

Your opening question is the anchor point for your dialogue the next hour. Meaningful work and value-creating tasks are a vital item of the modern workplace (albeit not without business value and revenue). Starting the meeting with that question strengthens your direction, your identity, and your transactional work. See also the so-called Impact Stories, that are a great frame for describing your activities. And this blog post on how to find and activate your organizations why.

People

“News about people: John became father last night. Amy got promoted. Jim is on vacation.” etc.

This is followed by a session where everyone shares their reflection of the week that went:

“On a scale from 1 to 6, how was your week – and why?”

This creates a huge change to the meetings, with introduction of a human-centric “measurement”. Each team member shares their index and a reflection on why the week was fantastic, mediocre, or shitty. Everybody gets insight into the personal experiences of colleagues. We in Bloch&Østergaard uses a three-question approach: “How happy are you with your relationships? How happy are you with your results? How happy are you with your workload? And please add a comment.”

Progress 

Time for “The state of the nation”, that is, news and information from management and from those that focus on the business, the market, the customers, technology, etc. This should be handled in less than 10 minutes.

Then, your department Kanban board, with walk-through of progress on the relevant activities (What was planned this week, what did we work on, what did we finalize – and what did we not succeed with, and why) and with agreement of next weeks activities from the backlog.

Profit

Last item is the classic financial overview and business KPI’s. They DO still have a place, just in the end of the meeting.

Be inspired and get the tools

We do this ourselves. The 28th podcast episode “vores rytme vores ugemøde” (in Danish) describes how we do it, including the team temperature – or the “Pirate” as we have nicknamed it.

Here is how to use the Kanban board, also for meetings.

Understanding your organizations purpose starts with the Impact Stories and continues with understanding and activating it.

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Looking for a thought-provoking speaker
with knowledge of the future
and how to turn it into daily life?

Do you need input on how to get started?
Take a look at at our categorized toolbox here
– it’s all free

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Instagram post 17875194307492722 Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Instagram post 17884783837444895 Hvilken bedre måde at slutte måneden på end bogreception for erikqstergaard. 🎉🥳🥂 Jeg bliver så uendelig glad af at møde en masse mennesker med samme tanker om at ændre måden vi arbejder på. 🙌🏼🙏🏼 Tak for alle jer, der tænker anderledes. 🤓🙋🏻‍♀️ #blochoestergaard #futureofwork #changemangement #tænkanderledes #blochøstergaard #fremtidensledelse #tealdotsinanorangeworld #tealdots
Instagram post 17990868988282313 Yay! Nedtællingen er slut. 🥳🥂Bogreception for @erikqstergaard nye bog er i dag og alt er klart. Følg med i story for hvad der kommer til at ske. 😄😎🤩 #blochoestergaard #blochøstergaard #tealdotsinanorangeworld #book #bogreception #newbook #linkibio #futureofwork #organizing #organization #tealdots #orangeworld #platform #ecosystem
Instagram post 18094135168110151 Erik taler - igen. Denne gang hos ingeniorforeningen_ida til deres konference “Ledelse der Styrker”. Og igen om #tealdotsinanorangeworld // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard
Instagram post 17861672971595211 Rytmer i din organisation skal forstås som en fast række touchpoints mellem mennesker og teams. Det handler om at synkronisere aktiviteter, ressourcer, erfaringer m.fl. Det fordeles ud fra to designparametre: Rhythm of Business og Rhythm of Connections. 🔄💡🙋🏼 Nysgerrig på hvor skillelinjen er mellem de to og hvordan du tager de første skridt? Tune ind og lyt til den nyeste episode af podcasten Fremtidens Ledelse to-go! 🎧🎙 ____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #rhythmofbusiness #rhythmofconnection #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #rhythm #scrum #agile #agilerhythms #tealorganisation
Instagram post 18077635735147351 Har du overvejet, hvordan din ledelsesstil ændrer sig i takt med, at vi ændrer 'ways of working'? 🤔@erikqstergaard har skrevet et blogindlæg om, hvordan du leder økosystemer, og hvordan din rolle som leder ændrer sig. At lede økosystemer sætter fokus på at dyrke organisationskulturen og på at bygge relationer. Det kræver en leder, der er 'teal' i hjertet. 💚🧡 Klik på link i bio for at læse blogindlægget. 
_______________________
#tealdotsinanorangeworl #blochoestergaard #ecosystems #leadershipstyle #modernleader #futureofwork #newwaysofworking #leadingecosystems #modernorganization #leadership
Instagram post 18092270839119792 På vej hjem fra globalpeterdruckerforum. Vi skriver blogindlæg med alle vores input og indtryk fra de to intense dage. #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Instagram post 18093729199117291 Som altid efter konference: post-its, ideer og tanker. Snart er det samlet i et blogindlæg. 🤓💡 #gpdf19 #petersruck #blochoestergaard #postits #futureofwork #modernleadership #ecosystems
Instagram post 18039381037216560 Great to bump into the blochoestergaard gang at globalpeterdruckerforum 2019. #Repost from erikqstergaard #blochøstergaard #GPDF19 #globalpeterdruckerforum #leadership #leadershipagility #agile #futureofwork
Instagram post 18065832127173588 Yay! Konferencen over alle ledelseskonferencer: Global Peter Drucker Forum. 🤓🙌🏼
Nu skal i dag og i morgen bare gå ud på at få nye indsigter og blive maks inspireret! 🤓😉 #gpdf19 #ledelse globalpeterdruckerforum blochoestergaard #blochoestergaard #konference #gpdf #leadership #futureofwork #ecosystems
Instagram post 18005758657269394 2017: 39
2018: 49
2019: 31

Det er antallet af oplæg vi har givet de sidste par år, og som I måske kan se, så har vi ikke holdt ligeså mange i år, som tidligere. Det skyldes bl.a. @erikqstergaards "skrivehi", hvor han har brugt nogle måneder på at skrive sin nye bog (som udkommer om små to uger!). 📃✍🏼📗 Men, det stopper ikke os andre i at holde foredrag som @linebloch på billedet, eller @pukfalken, der forleden talte om millennial og ledelse. 🧑🏼‍🏫💁🏻‍♀️🤓 ___________________
#keynotespeaker #publicspeaker #blochoestergaard #blochøstergaard #modernleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #organization #network #ecosystem #moderneledelse #changemanagement #futureofwork #fremtidensledelse #progressivledelse #futureofleadership #teamsofteams
Instagram post 18082349296186147 De næste fire episoder i podcast 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' er landet i din podcastapp. De fire episoder afslutter denne sæson og omgang af podcastserien og handler om: Social kapital, rekruttering, kunderelationerne og skalering. 🤔
Det har været så fedt at være med til at lave podcasten, så vi håber I også bliver inspireret og får en masse nye og gode tanker ud af at lytte med.
_________________
#podcast #blochoestergaard #blochøstergaard #fra10til100medkulturensomoase #oase #kulturensomoase #pingaladk #modernleadership #ledelse #fremtidensledelse #progressivledelse
Instagram post 18092233801111176 Skal du med til Global Peter Drucker 2019? I år handler det om 'The power of Ecosystems', og vi glæder os til at deltage for tredje år i træk! I denne episode, tager @Pukfalken dig med igennem nogle klip fra sidste års konference, hvor du kan høre om vores refleksioner fra sidste år. 🎧🎙
Skal du med i år, så lad os mødes og tale videre om vores tanker og inspiration. Vi ses til GPDF 2019.
____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #globalpeterdruckerforum #gpdf2019 #gpdf #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #organizing #tealorganisation
Instagram post 17863523059550413 Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, nej. SCQA, ADAKAR og STCQRR kan betyde noget for din ledelsesstil. God lederskab er engagerende, motiverende og skaber en fælles forståelse af, hvad I kæmper for. ✅ Hvordan kan du så analysere og forstå din egen ledelsestilgang? 🤔@erikqstergaard har, i hans sidste blogindlæg, skrevet tips og tools om, hvilke spørgsmål er nyttige at spørge sig selv om som leder. Klik på linket i bio for at læse hele indlægget.  _______________________  #blochøstergaard #futureofwork #leadership #leadershipdevelopment #tips #tools #management #organization #business
Instagram post 17887663417421431 Snart udkommer første del af podcasten 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' i din lokale podcastapp. Podcastserien sætter fokus på IT-konsulentvirksomheden Pingala A/S, der adskiller sig ved at være en moderne, eksperimenterende virksomhed med en helt flad struktur uden mellemledere, stor fokus på mennesker og personlige relationer, og en kultur baseret på formål, frihed, lyst og oprigtighed. De er 50+ medarbejdere fordel i Dubai og Danmark, og insisterer på at fokusere på kultur som strategisk element år efter år. Allerede nu kan du finde traileren til podcastserien og inden længe udkommer første del af podcastserien med 3 episoder. Du kan finde et link i bio, som hjælper dig med at finde podcasten
________________
#PingalaAS #modernleadership #modernorganization #børsengazelle #børsengazelle2019 #futureofwork #fremtidensledelse #fremtidensarbejdsplads #futureofleadership #blochoestergaard #kultur #kulturensomoase #fra10til100 #fra10til100medkulturensomoase
Instagram post 17864253415525121 En af vores områder er at muliggøre og glæder ledere på til selv at drive forandring, fremtidens ledelse og styrke deres mindset. ⚒🤓🧠
I dag er Erik ude og afslutte et kursusforløb for motiverede ledere. 💪🏼😊
➡️➡️➡️
Repost from @erikqstergaard - Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos @ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership @blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard @ledernedk
Instagram post 17877284806461624 Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard ledernedk
Instagram post 17993190676276245 Mandag morgen startede hos copenhagenfintechlab i rollen som mentor. 🤓📚 Altid stærkt at starte dagen med energiske iværksættere. 💪🏼😄 #mentor #fintech #blochoestergaard #fremtidensledelse
Instagram post 17867284756509716 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Instagram post 18071165542150990 I en foranderlig verden er det at eksperimentere, teste og fejle en naturlig del af mindsettet. Speedboats og hypoteser er vigtige værktæjer til at validere din vej frem, når du eksperimenterer. 🛠 
Denne Learning Path tager dig igennem værktøjerne og giver dig nye tilgange til at skabe små og store speedboats. 🚤😎 ________________
#blochoestergaard #Innovation #Modernleadership #Futureofwork #LEarningpath #learningmoment #sharedknowledge #changemangement #futureofleadership #moderneledelse #ledelse #fremtidensledelse #pivotering #transformation #hverdagsinnovation #speedboatexperiment