Tool: The agenda of a modern department meeting

By Erik Korsvik Østergaard, 7. October 2019

Oh, the classic department meeting. So tedious and boring. But wait, it does not have to be. If you rearrange the elements of the meeting, then the flow and the mood changes. Here is how to do that.

The classic department meeting is boring

The classic department meeting goes something like this:

“Welcome everybody. Let’s dive straight to it. Here are the sales numbers from this month. And as you see (…) Next up is a tour around the table to share what we’re working on. Tim, you start (…) Right, let’s get back to work”.

One hour spent. Or wasted. We can do better than that.

Sustainable Leadership is the backbone of the agenda

Sustainable Leadership is the understanding of juggling a mutual and coherent focus on

  • our raison d’être and our identity
  • our social capital,
  • our value-creating tasks,
  • and our profitable business.

It is a wholesome mindset and approach to meaningfulness, context, human beings, and the health and growth of your business.

With that in mind, let’s rearrange the order of the agenda items, and reframe some of the dialogue. Here is the modern agenda for the modern department meeting.

The modern agenda for the modern organization

Purpose

“So, what have you done this week, to support our purpose?”

Your opening question is the anchor point for your dialogue the next hour. Meaningful work and value-creating tasks are a vital item of the modern workplace (albeit not without business value and revenue). Starting the meeting with that question strengthens your direction, your identity, and your transactional work. See also the so-called Impact Stories, that are a great frame for describing your activities. And this blog post on how to find and activate your organizations why.

People

“News about people: John became father last night. Amy got promoted. Jim is on vacation.” etc.

This is followed by a session where everyone shares their reflection of the week that went:

“On a scale from 1 to 6, how was your week – and why?”

This creates a huge change to the meetings, with introduction of a human-centric “measurement”. Each team member shares their index and a reflection on why the week was fantastic, mediocre, or shitty. Everybody gets insight into the personal experiences of colleagues. We in Bloch&Østergaard uses a three-question approach: “How happy are you with your relationships? How happy are you with your results? How happy are you with your workload? And please add a comment.”

Progress 

Time for “The state of the nation”, that is, news and information from management and from those that focus on the business, the market, the customers, technology, etc. This should be handled in less than 10 minutes.

Then, your department Kanban board, with walk-through of progress on the relevant activities (What was planned this week, what did we work on, what did we finalize – and what did we not succeed with, and why) and with agreement of next weeks activities from the backlog.

Profit

Last item is the classic financial overview and business KPI’s. They DO still have a place, just in the end of the meeting.

Be inspired and get the tools

We do this ourselves. The 28th podcast episode “vores rytme vores ugemøde” (in Danish) describes how we do it, including the team temperature – or the “Pirate” as we have nicknamed it.

Here is how to use the Kanban board, also for meetings.

Understanding your organizations purpose starts with the Impact Stories and continues with understanding and activating it.

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Looking for a thought-provoking speaker
with knowledge of the future
and how to turn it into daily life?

Do you need input on how to get started?
Take a look at at our categorized toolbox here
– it’s all free

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Hvordan hænger digital transformation, digital mo Hvordan hænger digital transformation, digital modenhed og organisatorisk kultur sammen? Og hvad kan vi bruge den viden til?

Ny podcastepisode ude nu, efter en god lang sommerpause. #podcast #blochøstergaard
“Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår “Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår hierarki fungerer, og hvornår netværk og demokrati fungerer. Vi skal blande. Måske skal vi bruge selvstyrende teams nogle steder, mens noget andet skal løses mere struktureret og hierarkisk. Men det handler om tidssvarende ledelsesværktøjer og om at skabe en verden, som alle kan leve i”.

Ovenstående er et citat fra mit indlæg ved Børsen Live  i tirsdags, hvor jeg gav mit bud på hvordan man kan lave en moderne organiseringsform; en organisatorisk model som er beskrevet i min seneste bog "Teal Dots in an Orange World." 

Børsen har lavet en fin opsamling fra dagen, bla. med ovenstående citat - og de har også fanget to andre vigtige pointer: 

(1) At moderne organisationsformer og disruption nu rammer de træge og høj-regulerede brancher (healthcare, industri og uddannelse, fx)

(2) At oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: "Du kan ikke af-poppe popcorn". Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

#blochøstergaard #blochoestergaard #tealdotsinanorangeworld
Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Lederne Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Me Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk netværksanalyse. Lyt med i denne podcastepisode, hvor linebloch_ og pukfalken tager dig i hånden!

Repost from blochoestergaard using RepostRegramApp - ONA'en er og bliver et vores yndlings værktøjer. 🛠🙌🏼 Derfor har vi nu også dedikeret en podcastepisode til den. 🎧 Hvis du er nysgerrig på, hvad ONA'en egentlig kan, hvordan du kan spotte forandringsagenter, nøglemedarbejdere og endda se dem, der måske ikke er en del af kulturen, så er det nu, du skal spidse øre. Gå ind i din nærmeste podcastapp, søg på 'Fremtidens Ledelse To-Go', tryk start på episode 34 og læn dig tilbage. Og, som noget nyt kan vi fortælle, at podcasten også er at finde på den nye podcastplatform Podimo. 🙌🏼🥳 Velkommen til podcastverden podimo_dk vi glæder os til at se, hvor det bærer hen. 🤩
Episodens værter er: linebloch_ og pukfalken. 🎙🤓🦠 ______________
#blochoestergaard #ONA #OrganizationalNetworkAnalysis #organizing #organization #futureoforganizations #modernleadership #ledelse #fremtidensledelsetogo #podcast #podimo #podimopodcast
Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze i Independent Publisher Book Award 2019. 🎉😃 @erikqstergaard er SÅ glad og stolt af, at nogen har fundet bogen brugbar og værdifuld.
Tillykke til Erik, for at vinde bronze i kategorien “business/careers/sales”. 🥳
______________
#Blochøstergaard #theresponsiveleader #futureofwork #innovation #organization #leadership #change #knowledgesharing #inspire #futureofwork #futureofleadership #enable #futureofwork #leadership #modernleadership #modernorganization #organization #waysofworking
Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not to like! #blochøstergaard #blochoestergaard #altergodt #workworkwork
Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organizati Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organization af Amy C. Edmondson er en klar anbefaling fra @arb.use og @erikqstergaard. De er enige om, at Amy gør begrebet 'psykologisk sikkerhed' nærværende og håndgribeligt. Hun beskriver konceptet på en simpel og nem måde, har forståelige cases med og bruger research og konkrete eksempler på at understøtte pointerne. En klar anbefaling til både medarbejdere og ledere, som er interesseret i psykologisk tryghed og hvad det betyder for en organisation. 
Stjerner herfra: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ __________________
#blochoestergaard #amyedmondson #thefearlessorganization #psykologisksikkerhed #Psychologicalsafety #organization #organizing #tryghed #arbejdsplads #blochøstergaard  #theresponsiveleader
Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye bog 'Teal Dots in an Orange World', og nøj hvor vi glæder os. 🎉

Et hurtigt tilbageblik fortæller os, at for 2 år siden sad Erik og @linebloch_ og redigerede på den første bog: 'The Responsive Leader', og selvsamme øvelse for 'Teal Dots in an Orange World' er afsluttet. 📖🥂 Nu begynder næste fase i bogprocessen: Indsamling af anbefalinger og endorsments til bogens cover og udarbejdelse af en markedsføringsplan. 🤓👏🏻#throughback #theresponsiveleader #tealdotsinanorangeworld #blochoestergaard
gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jy gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jylland, hvor vi faciliterer deres læringsnetværk. Så får man rigtigt snakket sammen i bilen 😃☕️🚗 // #blochoestergaard #futureofwork #blochøstergaard
“Det her er noget af det mest spændende ledergr “Det her er noget af det mest spændende ledergruppe-udviklingsforløb jeg har set!” <- dagens opturs-udbrud fra lederen af det 250 personer store område, vi havde kick-off med i dag. God start på et fedt efterår! #yay! #blochøstergaard #blochoestergaard
Starter morgenen med lidt videooptagelse til marke Starter morgenen med lidt videooptagelse til marketing for Gladsaxe Erhvervskonference, som vi skal være med til at åbne og holde workshop på // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureoforganizations
Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Y Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Yay! // #theresponsiveleader #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoest Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoestergaard
Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete brudstykker og pointer fra vores podcast, “Fremtidens Ledelse to-go”. Det gør mig sååå glad at vi laver noget, som gør indtryk og kan bruges! Find den i iTunes eller din podcast app. Eller på vores hjemmeside. // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #podcast
Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst til at arbejde sammen med os? Vi hjælper virksomheder med at transformere sig og omfavne en ny virkelighed. Vi søger kolleger til vores klan. Check link i bio. Ansøgningsfrist er 1-maj. // #blochøstergaard #blochoestergaard  #futureofleadership #futureofwork
Check jobbet via link i bio! #dkledelse #job #bloc Check jobbet via link i bio! #dkledelse #job #blochøstergaard #futureofleadership #futureofwork #blochoestergaard
Vi planlægger kickoff på en stor transformation Vi planlægger kickoff på en stor transformation med en kunde. Skønt at mærke hvordan kræfterne mere og mere trækker samme vej, og er mega ambitiøse. // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Foredrag i et ledernetværk i Herning // #futureof Foredrag i et ledernetværk i Herning // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Easy: Bog, bog, bog, arbejde, bog, bog, bog, arbej Easy:
Bog, bog, bog,
arbejde, bog, bog,
bog, arbejde, arbejde // #bestnine #TheResponsiveLeader #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard
Ooooh! Jeg fik foden indenfor ved thinkers50 😃👍 (link i bio) “The paradigm shift of leadership is omnipresent, and clearly driven by advances in society, arts, literature, music – and naturally by the immense development in technology. This is referred to as the fourth industrial revolution; or the first digital revolution. The question is, how does the modern leader think and act in this turmoil of change? One way of answering this is by describing the mindset of the responsive, modern leader.” // #blochøstergaard #futureofwork #leadership #theresponsiveleader
#theresponsiveleader #bookreception #theresponsiveleader #bookreception