Tool: The agenda of a modern department meeting

By Erik Korsvik Østergaard, 7. October 2019

Oh, the classic department meeting. So tedious and boring. But wait, it does not have to be. If you rearrange the elements of the meeting, then the flow and the mood changes. Here is how to do that.

The classic department meeting is boring

The classic department meeting goes something like this:

“Welcome everybody. Let’s dive straight to it. Here are the sales numbers from this month. And as you see (…) Next up is a tour around the table to share what we’re working on. Tim, you start (…) Right, let’s get back to work”.

One hour spent. Or wasted. We can do better than that.

Sustainable Leadership is the backbone of the agenda

Sustainable Leadership is the understanding of juggling a mutual and coherent focus on

  • our raison d’être and our identity
  • our social capital,
  • our value-creating tasks,
  • and our profitable business.

It is a wholesome mindset and approach to meaningfulness, context, human beings, and the health and growth of your business.

With that in mind, let’s rearrange the order of the agenda items, and reframe some of the dialogue. Here is the modern agenda for the modern department meeting.

the modern agenda purpose people progress profit

The modern agenda for the modern organization

Purpose

“So, what have you done this week, to support our purpose?”

Your opening question is the anchor point for your dialogue the next hour. Meaningful work and value-creating tasks are a vital item of the modern workplace (albeit not without business value and revenue). Starting the meeting with that question strengthens your direction, your identity, and your transactional work. See also the so-called Impact Stories, that are a great frame for describing your activities. And this blog post on how to find and activate your organizations why.

People

“News about people: John became father last night. Amy got promoted. Jim is on vacation.” etc.

This is followed by a session where everyone shares their reflection of the week that went:

“On a scale from 1 to 6, how was your week – and why?”

This creates a huge change to the meetings, with introduction of a human-centric “measurement”. Each team member shares their index and a reflection on why the week was fantastic, mediocre, or shitty. Everybody gets insight into the personal experiences of colleagues. We in Bloch&Østergaard uses a three-question approach: “How happy are you with your relationships? How happy are you with your results? How happy are you with your workload? And please add a comment.”

Progress 

Time for “The state of the nation”, that is, news and information from management and from those that focus on the business, the market, the customers, technology, etc. This should be handled in less than 10 minutes.

Then, your department Kanban board, with walk-through of progress on the relevant activities (What was planned this week, what did we work on, what did we finalize – and what did we not succeed with, and why) and with agreement of next weeks activities from the backlog.

Profit

Last item is the classic financial overview and business KPI’s. They DO still have a place, just in the end of the meeting.

Be inspired and get the tools

We do this ourselves. The 28th podcast episode “vores rytme vores ugemøde” (in Danish) describes how we do it, including the team temperature – or the “Pirate” as we have nicknamed it.

Here is how to use the Kanban board, also for meetings.

Understanding your organizations purpose starts with the Impact Stories and continues with understanding and activating it.

Want to know more?
Send me an email
and I’ll get back to you!

Looking for a thought-provoking speaker
with knowledge of the future
and how to turn it into daily life?

Do you need input on how to get started?
Take a look at at our categorized toolbox here
– it’s all free

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Instagram post 17863523059550413 Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, nej. SCQA, ADAKAR og STCQRR kan betyde noget for din ledelsesstil. God lederskab er engagerende, motiverende og skaber en fælles forståelse af, hvad I kæmper for. ✅ Hvordan kan du så analysere og forstå din egen ledelsestilgang? 🤔@erikqstergaard har, i hans sidste blogindlæg, skrevet tips og tools om, hvilke spørgsmål er nyttige at spørge sig selv om som leder. Klik på linket i bio for at læse hele indlægget.  _______________________  #blochøstergaard #futureofwork #leadership #leadershipdevelopment #tips #tools #management #organization #business
Instagram post 17887663417421431 Snart udkommer første del af podcasten 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' i din lokale podcastapp. Podcastserien sætter fokus på IT-konsulentvirksomheden Pingala A/S, der adskiller sig ved at være en moderne, eksperimenterende virksomhed med en helt flad struktur uden mellemledere, stor fokus på mennesker og personlige relationer, og en kultur baseret på formål, frihed, lyst og oprigtighed. De er 50+ medarbejdere fordel i Dubai og Danmark, og insisterer på at fokusere på kultur som strategisk element år efter år. Allerede nu kan du finde traileren til podcastserien og inden længe udkommer første del af podcastserien med 3 episoder. Du kan finde et link i bio, som hjælper dig med at finde podcasten
________________
#PingalaAS #modernleadership #modernorganization #børsengazelle #børsengazelle2019 #futureofwork #fremtidensledelse #fremtidensarbejdsplads #futureofleadership #blochoestergaard #kultur #kulturensomoase #fra10til100 #fra10til100medkulturensomoase
Instagram post 17864253415525121 En af vores områder er at muliggøre og glæder ledere på til selv at drive forandring, fremtidens ledelse og styrke deres mindset. ⚒🤓🧠
I dag er Erik ude og afslutte et kursusforløb for motiverede ledere. 💪🏼😊
➡️➡️➡️
Repost from @erikqstergaard - Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos @ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership @blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard @ledernedk
Instagram post 17877284806461624 Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard ledernedk
Instagram post 17993190676276245 Mandag morgen startede hos copenhagenfintechlab i rollen som mentor. 🤓📚 Altid stærkt at starte dagen med energiske iværksættere. 💪🏼😄 #mentor #fintech #blochoestergaard #fremtidensledelse
Instagram post 17867284756509716 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Instagram post 18071165542150990 I en foranderlig verden er det at eksperimentere, teste og fejle en naturlig del af mindsettet. Speedboats og hypoteser er vigtige værktæjer til at validere din vej frem, når du eksperimenterer. 🛠 
Denne Learning Path tager dig igennem værktøjerne og giver dig nye tilgange til at skabe små og store speedboats. 🚤😎 ________________
#blochoestergaard #Innovation #Modernleadership #Futureofwork #LEarningpath #learningmoment #sharedknowledge #changemangement #futureofleadership #moderneledelse #ledelse #fremtidensledelse #pivotering #transformation #hverdagsinnovation #speedboatexperiment
Instagram post 18077735665185315 For nyligt var @pukfalken til en konference, hvor der var en summe øvelse deltagerne imellem. De skulle stille hinanden ét spørgsmål og svare med ét svar. Spørgsmålet Puk fik var: "why change?", 🤔 og hun svarede: "Because we need to stay relevant". 🤓

Lige før klokken ringede, og øvelsen var slut, spurgte han igen: "Isn’t that from a place of fear?" 🤷🏼‍♀️ Hvis organizsationer skal forandre sig og forblive relevant, så bliver et Change Management team også nødt til at udvikle sig og forny deres modeller. ⚒ Følg link i bio og find det nyeste blogindlæg om netop, hvordan et Change Managemnet team sikrer kontinuerlig fornyelse med brugen af to essentielle change canvases.
_______________
#blochoestergaard #changecanvas #changemanagement #agilechange #leanchange #stayrelevant #futureofwork #futureofleadership #orgnaization #modernleadership #modernchange
Instagram post 18019319410244090 Et afdelingsmøde behøver ikke være kedeligt eller føles som tidsspild. 😔 Det kan sagtens være spændende, kort og godt. I det nyeste blogindlæg giver @erikqstergaard dig forslag til, hvordan agendaen kan skrues sammen. Og du får dem selvfølgelig her:
1️⃣Start med formålet og spørg: Hvad har DU gjort for formålet i denne uge?
2️⃣Nyhed om kolleger; hvem er blevet far, hvem er på kursus og hvornår kommer Susanne tilbage fra ferie?
3️⃣ Spørg så: På en skala fra 1 til 6, hvordan har din uge så været - og hvorfor?
4️⃣ Tid til at snakke fremdrift; start med "State of the nation" og derefter besøg jeres kanban-board.
5️⃣ Det sidste punkt er om økonomien: hvordan ser det finansielle ud og hvordan går det med virksomhedens KPI'er.
Hvis du vil forstå hele agendaen, se hvorfor det netop er de her spørgsmål, så følg link i bio og besøg Eriks blogindlæg: "Tool: The agenda of a modern department meeting". 🤓👉🏼💻
______________________
#blochoestergaard #modernleadership #modernpeopleleadership #futureofwork #departmentmeetings #agenda #kanbanboard #Futureofleadership #ledelse #organisering #teamsofteams #purpose #profit #people #progress
Instagram post 17849967880618744 Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Instagram post 18109469245001080 Fra dagens foredrag ved Gladsaxe Erhvervskonference. Fed energi og rart at møde alle de andre virksomheder i nabolaget // blochoestergaard #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #sdg8
Instagram post 17886870883418373 Har du brug for inspiration til din oktoberlæsning? 🤓📚 Vi anbefaler 'Many Voices One Song: Shared Power with Sociocracy' af Jennifery Ted Rau og Jerry Koch-Gonzales. 
Bogen giver en fin og letlæst introduktion til sociokrati. Med udgangspunkt i filosofien (ligeværdighed og effektivitet) dykker den ned i cirklerne, rollerne, organisationsdesignet og beslutningsprocessen og giver en håndgribelig guide til såkaldt dynamic governance. Hvis du vil dykke ned i begrebet "sociocracy", så skynd dig at få fat i et eksemplar af bogen. 📙
Hvad læser du i oktober og hvad kan du anbefale? 🍂🍁
____________________________________
#blochoestergaard #sociocracy #onesongmanyvoices #månedensbog #bookofthemonth #futureofwork #inspiration #modernleadership
Instagram post 17926172473325443 Kan du forklare forskellen på autoritet og autorisation? Og hvad er distributeret ledelse? 🤷🏻‍♀️ @gurihanstvedt har skrevet et blogindlæg som dykker ned i forskellen, og hvad det betyder med distribueret ledelse. Der er selvfølgelig link i bio, og forklaring på det kortspil @gurihanstvedt og @arbuse sidder og spiller på billedet. 😉
__________
#blochoestergaard #changemanagement #changeinterventions #agilechange #leanchange #speedboatexperiements #organizing #modernleadership #futureofwork #futureofleadership #innovation #radicalchange #organizationaltransformation
Instagram post 18066358441149343 Verdensmålene fylder 4 år. Det fejre vi til et arrangement hos Sustainable Change Makers. Følg med på story for er par pointer undervejs på dagen. 😄💪🏼🤩
________________
#blochoestergaard #sustainablechangemakers #changemakers #sdg #sdgs2030 #verdensmål
Instagram post 18021293890227228 Moderne personaleledelse er et paradigmeskift fra at "lede produkter" til at "lede mennesker": du tager dig af dine ansatte, så de kan tage sig af virksomheden. Men hvordan? 
I vores nye Learning Paths, hvis vi dig, hvordan du skaber rammerne og rytmen, hvordan du støtter udviklingen af dine medarbejdere, hvordan du sikre et godt arbejdsklima, og hvordan du arbejder med distribueret ledelse. 
Nysgerrig? Følg vores Learning Path om Being a Modern Leader.
___________________
#blochoestergaard #modernpeopleleadership #learningpath #futureofleadership #ledelse #fremtidensledelse #waysofworking #inspire #leadership
Instagram post 18069444715132398 Kender du forskellen i værdi og effekt på at afholde lange lederudviklingsforløb versus at afholde one-off workshops? 🤔

@erikqstergaard har skrevet om både de indlysende grunde, men også de ikke-så-indlysende grunde. Og spoiler: Det handler om kontinuerlig refleksion og psykologisk tryghed. 🤓🧐
_____________________________
#blochoestergaard #leadershipdevelopment #leadership #culture #learningmoments #reflecsion #psygologicalsafety #leadershipprograms #modernleadership #futureofwork
Instagram post 17890932808394758 Her er en mand, der tænker. 🤔 Måske kommer der noget godt ud af det. ☺️👍🏼
________________
#blochoestergaard #brainstorm #leadershipprogram #culture #futureofwork #futureofleadership #organizations #modernleadership #tealdotsinanorangeworld