Delegating tasks and decisions to multiple hands

By Guri Hanstvedt, 30. September 2019

In a world with increasing complexity and opportunities, where the amount of information is close to unlimited and where big data is getting bigger, decision making has become a challenging task. If you haven’t already acknowledged that you can´t be on top of everything, it is about time: You don’t have all the insights, and you can’t make decisions fast enough by yourself.

Distributed Leadership is a fundamental part of modern leadership. In short, it’s about moving away from one person making decisions at the top of his ivory tower, to delegating tasks and decisions to multiple hands. If you succeed in distributed leadership, you’ll most likely see that creativity and productivity increase in your organization.

But how do you delegate tasks and decisions, and why is it important to manage expectations when you delegate?

Get an overview of your tasks, then delegate

  1. First step is to make a list of all tasks and decision points you have.
  2. Find out if some tasks and decisions can be delegated.
  3. Delegate tasks to those who have the willingness, time, and skills to run with them.
  4. Get the spectrum of the levels of delegation, for example by playing Delegation Poker. This helps clarify who’s responsible for what and to what level and encourage employee engagement through controlled self-organization.
  5. Make sure to catch misunderstandings or mistaken assumptions by having frequent touchpoints.
  6. When three months have passed, evaluate.

Person + task + decision = a unique combination

Based on the seven delegation levels from Delegation Poker, it’s important to always look at the link between person, task and decision: Which mandate and decision level fits the situation?  This is the whole premise of succeeding with delegation. It’s about balancing expectations; scope, time, cost, quality, risk and resources, and ensure that both you, as the delegator, and the employee are confident in how decisions are made. Depending on the employee’s competence level, experience and the context, you also need to balance the right level of support, guidance and motivation. In other words, it is about Situational Leadership.

Authority versus Authorization

A way to balance expectations, is to be clear on the distinction between Authority and Authorization.  Having the authority to make decisions can be both confusing and stressful without the authorization – i.e. a clear mandate.

Authority

In a modern organization, the authority to make decisions can be hold by any employee. A good leader knows that there are people in the organization that probably have more insight, intelligence, experience and engagement than himself, and therefore are more likely to make better decisions in certain situations. It’s important to release the authorization to these employees, and accept that tasks probably will be executed differently from how you would have done it.

Authorization

What can the employee decide alone? When do you want to be a part of the decision – and is it as an advisor or a decision maker? How much empowerment does the employee want, and how much money can the employee spend on a certain task without your permission?

In many organizations, the hierarchy helps clarify the mandate e.g. by having different spending limits depending on your level. This creates safety as the employee knows exactly how much money he or she can spend on a certain project. Playing Delegation Poker can help you in situations where the hierarchy don’t answer questions about the mandate.

Responsible or Accountable? What is the difference?

When both parties have agreed on the level of empowerment, it can be beneficial to write it down in a RACI matrix, or an AUDI (Danish version). Why? Because it helps you distinguish between the process (executing) and the outcome (the final “product”).

RACI – briefly explained:

R=Responsible. Who is responsible for executing the task? This could e.g. be the employee(s) you have delegated the task to.

A=Accountable. Who is the one ensuring that the prerequisite of the task is met? Only one person can be accountable for the outcome – the owner. This is often you, the leader and delegator.

C=Consulted. Who should be a part of the dialogue around the task?

I=Informed. Who should be informed e.g. about the progress and the result? This could be different stakeholders or you as the leader.

Ready, Set, Delegate

You now have some concrete tools at hand that can be used to ensure that delegating tasks and decisions is something that can be mastered. Summarized, it’s about managing expectations and get a shared understanding of the roles and the mandates in the specific context. If both parties feel safe, you should expect that decisions are made faster and better and that the level of engagement rises in your organization.

Try it out, and remember that it is a gift to have Learning Moments!

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Get free, useful tips and tools
that will help you navigate the future
and enhance your leadership already today

Do you want to make a deep dive?
Visit our learning paths with the
newest content – it’s all free!

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Instagram post 17850997426742693 Når man er færdig med at skrive en bog, ja, så fortsætter man med at skrive. Eller, jeg gør i hvert fald.

Jeg skriver en artikel om ugen, til et magasin, en avis eller et online medie af en slags. Typisk er det 1000 ord, der skal leveres. Og efterhånden kan jeg levere det på to timer. :) #TealDotsInAnOrangeWorld #FutureOfWork #FutureOfLeadership #OrganizationalDesign #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Instagram post 18008089258266763 Best nine 2019

Bog bog bog
Bog bog TINTIN
Bog Work bog 😃

#tealdotsinanorangeworld
Instagram post 17875194307492722 Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Instagram post 17884783837444895 Hvilken bedre måde at slutte måneden på end bogreception for erikqstergaard. 🎉🥳🥂 Jeg bliver så uendelig glad af at møde en masse mennesker med samme tanker om at ændre måden vi arbejder på. 🙌🏼🙏🏼 Tak for alle jer, der tænker anderledes. 🤓🙋🏻‍♀️ #blochoestergaard #futureofwork #changemangement #tænkanderledes #blochøstergaard #fremtidensledelse #tealdotsinanorangeworld #tealdots
Instagram post 17990868988282313 Yay! Nedtællingen er slut. 🥳🥂Bogreception for @erikqstergaard nye bog er i dag og alt er klart. Følg med i story for hvad der kommer til at ske. 😄😎🤩 #blochoestergaard #blochøstergaard #tealdotsinanorangeworld #book #bogreception #newbook #linkibio #futureofwork #organizing #organization #tealdots #orangeworld #platform #ecosystem
Instagram post 18094135168110151 Erik taler - igen. Denne gang hos ingeniorforeningen_ida til deres konference “Ledelse der Styrker”. Og igen om #tealdotsinanorangeworld // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard
Instagram post 17861672971595211 Rytmer i din organisation skal forstås som en fast række touchpoints mellem mennesker og teams. Det handler om at synkronisere aktiviteter, ressourcer, erfaringer m.fl. Det fordeles ud fra to designparametre: Rhythm of Business og Rhythm of Connections. 🔄💡🙋🏼 Nysgerrig på hvor skillelinjen er mellem de to og hvordan du tager de første skridt? Tune ind og lyt til den nyeste episode af podcasten Fremtidens Ledelse to-go! 🎧🎙 ____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #rhythmofbusiness #rhythmofconnection #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #rhythm #scrum #agile #agilerhythms #tealorganisation
Instagram post 18077635735147351 Har du overvejet, hvordan din ledelsesstil ændrer sig i takt med, at vi ændrer 'ways of working'? 🤔@erikqstergaard har skrevet et blogindlæg om, hvordan du leder økosystemer, og hvordan din rolle som leder ændrer sig. At lede økosystemer sætter fokus på at dyrke organisationskulturen og på at bygge relationer. Det kræver en leder, der er 'teal' i hjertet. 💚🧡 Klik på link i bio for at læse blogindlægget. 
_______________________
#tealdotsinanorangeworl #blochoestergaard #ecosystems #leadershipstyle #modernleader #futureofwork #newwaysofworking #leadingecosystems #modernorganization #leadership
Instagram post 18092270839119792 På vej hjem fra globalpeterdruckerforum. Vi skriver blogindlæg med alle vores input og indtryk fra de to intense dage. #futureofwork #futureofleadership #blochoestergaard #blochøstergaard blochoestergaard
Instagram post 18093729199117291 Som altid efter konference: post-its, ideer og tanker. Snart er det samlet i et blogindlæg. 🤓💡 #gpdf19 #petersruck #blochoestergaard #postits #futureofwork #modernleadership #ecosystems
Instagram post 18039381037216560 Great to bump into the blochoestergaard gang at globalpeterdruckerforum 2019. #Repost from erikqstergaard #blochøstergaard #GPDF19 #globalpeterdruckerforum #leadership #leadershipagility #agile #futureofwork
Instagram post 18065832127173588 Yay! Konferencen over alle ledelseskonferencer: Global Peter Drucker Forum. 🤓🙌🏼
Nu skal i dag og i morgen bare gå ud på at få nye indsigter og blive maks inspireret! 🤓😉 #gpdf19 #ledelse globalpeterdruckerforum blochoestergaard #blochoestergaard #konference #gpdf #leadership #futureofwork #ecosystems
Instagram post 18005758657269394 2017: 39
2018: 49
2019: 31

Det er antallet af oplæg vi har givet de sidste par år, og som I måske kan se, så har vi ikke holdt ligeså mange i år, som tidligere. Det skyldes bl.a. @erikqstergaards "skrivehi", hvor han har brugt nogle måneder på at skrive sin nye bog (som udkommer om små to uger!). 📃✍🏼📗 Men, det stopper ikke os andre i at holde foredrag som @linebloch på billedet, eller @pukfalken, der forleden talte om millennial og ledelse. 🧑🏼‍🏫💁🏻‍♀️🤓 ___________________
#keynotespeaker #publicspeaker #blochoestergaard #blochøstergaard #modernleadership #organizationalnetworkanalysis #ONA #organizing #organization #network #ecosystem #moderneledelse #changemanagement #futureofwork #fremtidensledelse #progressivledelse #futureofleadership #teamsofteams
Instagram post 18082349296186147 De næste fire episoder i podcast 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' er landet i din podcastapp. De fire episoder afslutter denne sæson og omgang af podcastserien og handler om: Social kapital, rekruttering, kunderelationerne og skalering. 🤔
Det har været så fedt at være med til at lave podcasten, så vi håber I også bliver inspireret og får en masse nye og gode tanker ud af at lytte med.
_________________
#podcast #blochoestergaard #blochøstergaard #fra10til100medkulturensomoase #oase #kulturensomoase #pingaladk #modernleadership #ledelse #fremtidensledelse #progressivledelse
Instagram post 18092233801111176 Skal du med til Global Peter Drucker 2019? I år handler det om 'The power of Ecosystems', og vi glæder os til at deltage for tredje år i træk! I denne episode, tager @Pukfalken dig med igennem nogle klip fra sidste års konference, hvor du kan høre om vores refleksioner fra sidste år. 🎧🎙
Skal du med i år, så lad os mødes og tale videre om vores tanker og inspiration. Vi ses til GPDF 2019.
____________________
#Podcast #Blochoestergaard #blochøstergaard #fremtidensledelsetogo #fremtidensledelse #globalpeterdruckerforum #gpdf2019 #gpdf #ecosystem #økosystem #tealdotsinanorangeworld #tealdots #kultur #culture #leadership #ledelse #modernleadership #modernpeopleleadership #organizationalnetworkanalysis #organizing #tealorganisation
Instagram post 17863523059550413 Det er ikke tilfældige bogstaver på billedet, nej. SCQA, ADAKAR og STCQRR kan betyde noget for din ledelsesstil. God lederskab er engagerende, motiverende og skaber en fælles forståelse af, hvad I kæmper for. ✅ Hvordan kan du så analysere og forstå din egen ledelsestilgang? 🤔@erikqstergaard har, i hans sidste blogindlæg, skrevet tips og tools om, hvilke spørgsmål er nyttige at spørge sig selv om som leder. Klik på linket i bio for at læse hele indlægget.  _______________________  #blochøstergaard #futureofwork #leadership #leadershipdevelopment #tips #tools #management #organization #business
Instagram post 17887663417421431 Snart udkommer første del af podcasten 'Fra 10 til 100 med kulturen som oase' i din lokale podcastapp. Podcastserien sætter fokus på IT-konsulentvirksomheden Pingala A/S, der adskiller sig ved at være en moderne, eksperimenterende virksomhed med en helt flad struktur uden mellemledere, stor fokus på mennesker og personlige relationer, og en kultur baseret på formål, frihed, lyst og oprigtighed. De er 50+ medarbejdere fordel i Dubai og Danmark, og insisterer på at fokusere på kultur som strategisk element år efter år. Allerede nu kan du finde traileren til podcastserien og inden længe udkommer første del af podcastserien med 3 episoder. Du kan finde et link i bio, som hjælper dig med at finde podcasten
________________
#PingalaAS #modernleadership #modernorganization #børsengazelle #børsengazelle2019 #futureofwork #fremtidensledelse #fremtidensarbejdsplads #futureofleadership #blochoestergaard #kultur #kulturensomoase #fra10til100 #fra10til100medkulturensomoase
Instagram post 17864253415525121 En af vores områder er at muliggøre og glæder ledere på til selv at drive forandring, fremtidens ledelse og styrke deres mindset. ⚒🤓🧠
I dag er Erik ude og afslutte et kursusforløb for motiverede ledere. 💪🏼😊
➡️➡️➡️
Repost from @erikqstergaard - Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos @ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership @blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard @ledernedk
Instagram post 17877284806461624 Dag 3 på kursus om fremtidens lederskab hos ledernedk - i dag om forandringer, både i verden, i forretningsmodel og personligt. // #futureofwork #futureofleadership blochoestergaard #blochoestergaard #blochøstergaard ledernedk
Instagram post 17993190676276245 Mandag morgen startede hos copenhagenfintechlab i rollen som mentor. 🤓📚 Altid stærkt at starte dagen med energiske iværksættere. 💪🏼😄 #mentor #fintech #blochoestergaard #fremtidensledelse
Instagram post 17867284756509716 Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting