Delegating tasks and decisions to multiple hands

By Guri Hanstvedt, 30. September 2019

In a world with increasing complexity and opportunities, where the amount of information is close to unlimited and where big data is getting bigger, decision making has become a challenging task. If you haven’t already acknowledged that you can´t be on top of everything, it is about time: You don’t have all the insights, and you can’t make decisions fast enough by yourself.

Distributed Leadership is a fundamental part of modern leadership. In short, it’s about moving away from one person making decisions at the top of his ivory tower, to delegating tasks and decisions to multiple hands. If you succeed in distributed leadership, you’ll most likely see that creativity and productivity increase in your organization.

But how do you delegate tasks and decisions, and why is it important to manage expectations when you delegate?

Get an overview of your tasks, then delegate

  1. First step is to make a list of all tasks and decision points you have.
  2. Find out if some tasks and decisions can be delegated.
  3. Delegate tasks to those who have the willingness, time, and skills to run with them.
  4. Get the spectrum of the levels of delegation, for example by playing Delegation Poker. This helps clarify who’s responsible for what and to what level and encourage employee engagement through controlled self-organization.
  5. Make sure to catch misunderstandings or mistaken assumptions by having frequent touchpoints.
  6. When three months have passed, evaluate.

Person + task + decision = a unique combination

Based on the seven delegation levels from Delegation Poker, it’s important to always look at the link between person, task and decision: Which mandate and decision level fits the situation?  This is the whole premise of succeeding with delegation. It’s about balancing expectations; scope, time, cost, quality, risk and resources, and ensure that both you, as the delegator, and the employee are confident in how decisions are made. Depending on the employee’s competence level, experience and the context, you also need to balance the right level of support, guidance and motivation. In other words, it is about Situational Leadership.

Authority versus Authorization

A way to balance expectations, is to be clear on the distinction between Authority and Authorization.  Having the authority to make decisions can be both confusing and stressful without the authorization – i.e. a clear mandate.

Authority

In a modern organization, the authority to make decisions can be hold by any employee. A good leader knows that there are people in the organization that probably have more insight, intelligence, experience and engagement than himself, and therefore are more likely to make better decisions in certain situations. It’s important to release the authorization to these employees, and accept that tasks probably will be executed differently from how you would have done it.

Authorization

What can the employee decide alone? When do you want to be a part of the decision – and is it as an advisor or a decision maker? How much empowerment does the employee want, and how much money can the employee spend on a certain task without your permission?

In many organizations, the hierarchy helps clarify the mandate e.g. by having different spending limits depending on your level. This creates safety as the employee knows exactly how much money he or she can spend on a certain project. Playing Delegation Poker can help you in situations where the hierarchy don’t answer questions about the mandate.

Responsible or Accountable? What is the difference?

When both parties have agreed on the level of empowerment, it can be beneficial to write it down in a RACI matrix, or an AUDI (Danish version). Why? Because it helps you distinguish between the process (executing) and the outcome (the final “product”).

RACI – briefly explained:

R=Responsible. Who is responsible for executing the task? This could e.g. be the employee(s) you have delegated the task to.

A=Accountable. Who is the one ensuring that the prerequisite of the task is met? Only one person can be accountable for the outcome – the owner. This is often you, the leader and delegator.

C=Consulted. Who should be a part of the dialogue around the task?

I=Informed. Who should be informed e.g. about the progress and the result? This could be different stakeholders or you as the leader.

Ready, Set, Delegate

You now have some concrete tools at hand that can be used to ensure that delegating tasks and decisions is something that can be mastered. Summarized, it’s about managing expectations and get a shared understanding of the roles and the mandates in the specific context. If both parties feel safe, you should expect that decisions are made faster and better and that the level of engagement rises in your organization.

Try it out, and remember that it is a gift to have Learning Moments!

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Get free, useful tips and tools
that will help you navigate the future
and enhance your leadership already today

Do you want to make a deep dive?
Visit our learning paths with the
newest content – it’s all free!

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Måske er det noget for dig? #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgang over Gladsaxe; udsigt fra blochoestergaard kontoret. #blochøstergaard #blochoestergaard
Er dit popcorn poppet? 

At “popcornet er poppet” er et mentalt billede på folk, der har set og oplevet fremtidens arbejde/organisation/lederskab/kultur etc - og har set, at det virker.

Både selve processen at poppe popcorn og det irreversible resultat (et popkorn kan ikke foldes tilbage til en tør majs) er fine beskrivelser for transformerende forandringsledelse: 

Oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: Du kan ikke af-poppe popcorn. Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

Lyt med når @pukfalken og @erikqstergaard i denne episode af "Fremtidens Ledelse To-Go" dykker ned i hvordan det sker, hvordan vores eget “popkorn poppede” og hvordan man kan få andres popkorn til at poppe.

#podcast #blochoestergaard
Hvordan hænger digital transformation, digital modenhed og organisatorisk kultur sammen? Og hvad kan vi bruge den viden til?

Ny podcastepisode ude nu, efter en god lang sommerpause. #podcast #blochøstergaard
“Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår hierarki fungerer, og hvornår netværk og demokrati fungerer. Vi skal blande. Måske skal vi bruge selvstyrende teams nogle steder, mens noget andet skal løses mere struktureret og hierarkisk. Men det handler om tidssvarende ledelsesværktøjer og om at skabe en verden, som alle kan leve i”.

Ovenstående er et citat fra mit indlæg ved Børsen Live  i tirsdags, hvor jeg gav mit bud på hvordan man kan lave en moderne organiseringsform; en organisatorisk model som er beskrevet i min seneste bog "Teal Dots in an Orange World." 

Børsen har lavet en fin opsamling fra dagen, bla. med ovenstående citat - og de har også fanget to andre vigtige pointer: 

(1) At moderne organisationsformer og disruption nu rammer de træge og høj-regulerede brancher (healthcare, industri og uddannelse, fx)

(2) At oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: "Du kan ikke af-poppe popcorn". Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

#blochøstergaard #blochoestergaard #tealdotsinanorangeworld
Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk netværksanalyse. Lyt med i denne podcastepisode, hvor linebloch_ og pukfalken tager dig i hånden!

Repost from blochoestergaard using RepostRegramApp - ONA'en er og bliver et vores yndlings værktøjer. 🛠🙌🏼 Derfor har vi nu også dedikeret en podcastepisode til den. 🎧 Hvis du er nysgerrig på, hvad ONA'en egentlig kan, hvordan du kan spotte forandringsagenter, nøglemedarbejdere og endda se dem, der måske ikke er en del af kulturen, så er det nu, du skal spidse øre. Gå ind i din nærmeste podcastapp, søg på 'Fremtidens Ledelse To-Go', tryk start på episode 34 og læn dig tilbage. Og, som noget nyt kan vi fortælle, at podcasten også er at finde på den nye podcastplatform Podimo. 🙌🏼🥳 Velkommen til podcastverden podimo_dk vi glæder os til at se, hvor det bærer hen. 🤩
Episodens værter er: linebloch_ og pukfalken. 🎙🤓🦠 ______________
#blochoestergaard #ONA #OrganizationalNetworkAnalysis #organizing #organization #futureoforganizations #modernleadership #ledelse #fremtidensledelsetogo #podcast #podimo #podimopodcast
Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze i Independent Publisher Book Award 2019. 🎉😃 @erikqstergaard er SÅ glad og stolt af, at nogen har fundet bogen brugbar og værdifuld.
Tillykke til Erik, for at vinde bronze i kategorien “business/careers/sales”. 🥳
______________
#Blochøstergaard #theresponsiveleader #futureofwork #innovation #organization #leadership #change #knowledgesharing #inspire #futureofwork #futureofleadership #enable #futureofwork #leadership #modernleadership #modernorganization #organization #waysofworking
Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not to like! #blochøstergaard #blochoestergaard #altergodt #workworkwork
Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organization af Amy C. Edmondson er en klar anbefaling fra @arb.use og @erikqstergaard. De er enige om, at Amy gør begrebet 'psykologisk sikkerhed' nærværende og håndgribeligt. Hun beskriver konceptet på en simpel og nem måde, har forståelige cases med og bruger research og konkrete eksempler på at understøtte pointerne. En klar anbefaling til både medarbejdere og ledere, som er interesseret i psykologisk tryghed og hvad det betyder for en organisation. 
Stjerner herfra: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ __________________
#blochoestergaard #amyedmondson #thefearlessorganization #psykologisksikkerhed #Psychologicalsafety #organization #organizing #tryghed #arbejdsplads #blochøstergaard  #theresponsiveleader
Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye bog 'Teal Dots in an Orange World', og nøj hvor vi glæder os. 🎉

Et hurtigt tilbageblik fortæller os, at for 2 år siden sad Erik og @linebloch_ og redigerede på den første bog: 'The Responsive Leader', og selvsamme øvelse for 'Teal Dots in an Orange World' er afsluttet. 📖🥂 Nu begynder næste fase i bogprocessen: Indsamling af anbefalinger og endorsments til bogens cover og udarbejdelse af en markedsføringsplan. 🤓👏🏻#throughback #theresponsiveleader #tealdotsinanorangeworld #blochoestergaard
gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jylland, hvor vi faciliterer deres læringsnetværk. Så får man rigtigt snakket sammen i bilen 😃☕️🚗 // #blochoestergaard #futureofwork #blochøstergaard
“Det her er noget af det mest spændende ledergruppe-udviklingsforløb jeg har set!” <- dagens opturs-udbrud fra lederen af det 250 personer store område, vi havde kick-off med i dag. God start på et fedt efterår! #yay! #blochøstergaard #blochoestergaard
Starter morgenen med lidt videooptagelse til marketing for Gladsaxe Erhvervskonference, som vi skal være med til at åbne og holde workshop på // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureoforganizations
Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Yay! // #theresponsiveleader #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoestergaard
Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete brudstykker og pointer fra vores podcast, “Fremtidens Ledelse to-go”. Det gør mig sååå glad at vi laver noget, som gør indtryk og kan bruges! Find den i iTunes eller din podcast app. Eller på vores hjemmeside. // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #podcast
Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst til at arbejde sammen med os? Vi hjælper virksomheder med at transformere sig og omfavne en ny virkelighed. Vi søger kolleger til vores klan. Check link i bio. Ansøgningsfrist er 1-maj. // #blochøstergaard #blochoestergaard  #futureofleadership #futureofwork