Use coaching dialogues as an integrated part of your leadership

By Arbresh Useini, 15. October 2018

Having coaching dialogues with employees is an integrated part of the modern leadership. It makes it easier for the employees to be heard, and as a leader you’ll be able to better understand what motivates the employees. The coaching dialogue is also an important part of personal growth for employees to achieve their full potential. It is however a difficult field to master, as misunderstanding is an inevitable part of communication.

Sometimes people talk to each other – and don’t communicate – for the only reason that the sentences are formulated differently, even though it is the same that is being said.

Neuro Linguistic Programming is a set of rules to self-development and a psychotherapy form. It’s designed by the connection between neurological processes, language and behavioral patterns learned through experience. Here are five things to be aware of, when doing a coaching dialogue based on Neuro Linguistic Programming.

Approach the coaching dialogue by:
  • Establish rapport – a non-verbal way to communicate
  • Use the representative system to analyze the communication form (Visual, Auditory, Kinesthetic, or Internal dialogue)
  • Seek to understand
  • Use open ended questions
  • Pace-lead to seek solutions.

Rapport – a non-verbal way to communicate

First, it’s important to understand the non-verbal communication with the employees (and others). In their book ‘Stupidity Paradox’, Alvesson and Spicer state that “the most talented executives have a mysterious feeling for a situation”. This involves quick decision making under pressure without much information – and it must be the right decisions. This gives a clear picture of what a leader should be able to do today when it comes to coaching, and it includes knowing the employees and what reaction decisions can cause.

Have you ever been in a dialogue where you noticed something was off, but you couldn’t put a finger on it? Rapport is a way of communicating with your body and eyes. In the English Dictionary it is described as:

a good understanding of someone and an ability to communicate well with them: We’d worked together for years and developed a close/good rapport. She has an excellent rapport with her staff.

Notice the examples the dictionary gives. Rapport is important for a good dialogue to develop a good work environment for your employees. A good rapport helps you get in line with an employee. In a world where digitalization is such a big art of working life, we are so used to e-mailing with strangers where no rapport has been made. A good rapport is created by matching and mirroring the other, in the physical meeting.

From rapport to the representational system – a way to analyze the communication

Our representational system develops throughout our young life and is a way of expressing what we are thinking. The representational system is the way we see, hear or feel the world. We tell by the words we use, what senses we use to identify the world. Therefore, we can spot each other’s representational system by listening to the words that are being said.

Understanding the representational system, will help you match your employee during a dialogue. The representational system is based on the visual, the auditive, the kinesthetic and the internal dialogue.

Here are examples on what statements the different types would say about the same thing, namely spotting an error in a report.

The language is often unspecified in relation to our complex interior with many thoughts. Is the employee a visual, auditive, kinesthetic or internal dialogue? Try answering in the same language system, copy the language the employee talks in. Here are a few examples on how to answer.

Understand the theme by asking the right questions

Asking open-ended questions and ‘why’-questions improve communication at work. Start with active listening: when your employee mentions the problem about the report you need to reflect on what they are saying. You can repeat what they say by saying: “What I hear you saying is…”.

Open questions lead to more fulfilling answers – by this seek to understand. Questions starting with ‘why’ often lead to insignificant answers. It will be a response based on solutions for now. Replace why with ‘how’ or ‘what’. You will find that the answer becomes different.

Next, you must understand your employee’s worldPerhaps the printer is too far away, and it may seem like a little trifle for you, but it can mean a lot to your employee. Perhaps the employee seems to lose focus when printing.

Pace-lead for solutions

To pace means to ‘meet the state of the person’. Peter Parkes says in his book that to Pace means ‘saying half as much and appear twice as smart’. Start by matching the state of the employee. Meet them at their eye level. It creates trust and the employee gets the feeling that you understand the concern. If they are in a rush, maybe overexciting about something, be the same. The report looks, sounds or feels wrong – see, hear or feel the same at the same level. Leading gives a little bit of self, but here you change the state your employee is in and then take the lead. Ask questions like “And what can you do from here?”. When having the coaching dialogue, it means letting go of the responsibility to find solutions for the employees or teams nor telling what it wrong or right to do. It is about teaching them how to swim.

The world and your employees have changed.
Do you want to keep up
– and shape the future?

Our newsletter is filled with articles and tools
for the modern
future-oriented leader

Get free, useful tips and tools
that will help you navigate the future
and enhance your leadership already today

Curious on what we do?

Take a look under #blochøstergaard on Instagram

Måske er det noget for dig? #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgang over Gladsaxe; udsigt fra blochoestergaard kontoret. #blochøstergaard #blochoestergaard
Er dit popcorn poppet? 

At “popcornet er poppet” er et mentalt billede på folk, der har set og oplevet fremtidens arbejde/organisation/lederskab/kultur etc - og har set, at det virker.

Både selve processen at poppe popcorn og det irreversible resultat (et popkorn kan ikke foldes tilbage til en tør majs) er fine beskrivelser for transformerende forandringsledelse: 

Oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: Du kan ikke af-poppe popcorn. Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

Lyt med når @pukfalken og @erikqstergaard i denne episode af "Fremtidens Ledelse To-Go" dykker ned i hvordan det sker, hvordan vores eget “popkorn poppede” og hvordan man kan få andres popkorn til at poppe.

#podcast #blochoestergaard
Hvordan hænger digital transformation, digital modenhed og organisatorisk kultur sammen? Og hvad kan vi bruge den viden til?

Ny podcastepisode ude nu, efter en god lang sommerpause. #podcast #blochøstergaard
“Det er ikke binært, det er nuanceret, hvornår hierarki fungerer, og hvornår netværk og demokrati fungerer. Vi skal blande. Måske skal vi bruge selvstyrende teams nogle steder, mens noget andet skal løses mere struktureret og hierarkisk. Men det handler om tidssvarende ledelsesværktøjer og om at skabe en verden, som alle kan leve i”.

Ovenstående er et citat fra mit indlæg ved Børsen Live  i tirsdags, hvor jeg gav mit bud på hvordan man kan lave en moderne organiseringsform; en organisatorisk model som er beskrevet i min seneste bog "Teal Dots in an Orange World." 

Børsen har lavet en fin opsamling fra dagen, bla. med ovenstående citat - og de har også fanget to andre vigtige pointer: 

(1) At moderne organisationsformer og disruption nu rammer de træge og høj-regulerede brancher (healthcare, industri og uddannelse, fx)

(2) At oplevelsen af moderne ledelse er som at poppe popcorn: "Du kan ikke af-poppe popcorn". Moderne ledelse er noget man bliver afhængig af :)

#blochøstergaard #blochoestergaard #tealdotsinanorangeworld
Jeg havde årets sidste foredrag i dag hos Ledernes KompetenceCenter, om "Den moderne organisation". Det var årets 35. foredrag.

Temaet var fremtidens ledelse, fremtidens organisation - og naturligvis "Teal Dots in an Orange World". Tak til ledernedk for et godt 2019 - og tak til Helle Damsgård for at være tovholder på kurset "Future of Work", som jeg underviser på i 2020. // #tealdotsinanorangeworld #blochøstergaard #blochoestergaard blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership
Hvad kan kortspil gøre for din organisation? 🃏 Altså, ikke dem til fredagsbaren (dem elsker vi også), men dem du tager med i beslutningslokalet? I dette blogindlæg beskriver @arb.use, hvordan Business Value Poker bruges som værktøj til vores strategimøder i vores organisation. 🛠♣️ _________
#theresponsiveleader #blochoestergaard #modernleadership #responsiveleader #organizing #leadership #futureofwork #futureofleadership #fremtidensledelse #firstleaderrole #businesscards #businessvaluepoker #strategymeeting
Erik snakker. Igen. Denne gang i Herning til HI Messen. Jeg kom der hvert år som barn. Den messe, og Agromek (landbrugsmessen). Vi så på teknologi og automatik og robotter og ventilationsanlæg og computere ... og samlede klistermærker. Det var det samme i år; bare 30 år senere uden klistermærker. // blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Et af de fedeste tools er en ONA - organisatorisk netværksanalyse. Lyt med i denne podcastepisode, hvor linebloch_ og pukfalken tager dig i hånden!

Repost from blochoestergaard using RepostRegramApp - ONA'en er og bliver et vores yndlings værktøjer. 🛠🙌🏼 Derfor har vi nu også dedikeret en podcastepisode til den. 🎧 Hvis du er nysgerrig på, hvad ONA'en egentlig kan, hvordan du kan spotte forandringsagenter, nøglemedarbejdere og endda se dem, der måske ikke er en del af kulturen, så er det nu, du skal spidse øre. Gå ind i din nærmeste podcastapp, søg på 'Fremtidens Ledelse To-Go', tryk start på episode 34 og læn dig tilbage. Og, som noget nyt kan vi fortælle, at podcasten også er at finde på den nye podcastplatform Podimo. 🙌🏼🥳 Velkommen til podcastverden podimo_dk vi glæder os til at se, hvor det bærer hen. 🤩
Episodens værter er: linebloch_ og pukfalken. 🎙🤓🦠 ______________
#blochoestergaard #ONA #OrganizationalNetworkAnalysis #organizing #organization #futureoforganizations #modernleadership #ledelse #fremtidensledelsetogo #podcast #podimo #podimopodcast
Yay! Bogen The Responsive Leader har vundet bronze i Independent Publisher Book Award 2019. 🎉😃 @erikqstergaard er SÅ glad og stolt af, at nogen har fundet bogen brugbar og værdifuld.
Tillykke til Erik, for at vinde bronze i kategorien “business/careers/sales”. 🥳
______________
#Blochøstergaard #theresponsiveleader #futureofwork #innovation #organization #leadership #change #knowledgesharing #inspire #futureofwork #futureofleadership #enable #futureofwork #leadership #modernleadership #modernorganization #organization #waysofworking
Udvalgte tools og modeller linet op. What’s not to like! #blochøstergaard #blochoestergaard #altergodt #workworkwork
Boganbefaling 📖👉🏼 The Fearless Organization af Amy C. Edmondson er en klar anbefaling fra @arb.use og @erikqstergaard. De er enige om, at Amy gør begrebet 'psykologisk sikkerhed' nærværende og håndgribeligt. Hun beskriver konceptet på en simpel og nem måde, har forståelige cases med og bruger research og konkrete eksempler på at understøtte pointerne. En klar anbefaling til både medarbejdere og ledere, som er interesseret i psykologisk tryghed og hvad det betyder for en organisation. 
Stjerner herfra: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ __________________
#blochoestergaard #amyedmondson #thefearlessorganization #psykologisksikkerhed #Psychologicalsafety #organization #organizing #tryghed #arbejdsplads #blochøstergaard  #theresponsiveleader
Der er under 100 dage til @erikqstergaard’s nye bog 'Teal Dots in an Orange World', og nøj hvor vi glæder os. 🎉

Et hurtigt tilbageblik fortæller os, at for 2 år siden sad Erik og @linebloch_ og redigerede på den første bog: 'The Responsive Leader', og selvsamme øvelse for 'Teal Dots in an Orange World' er afsluttet. 📖🥂 Nu begynder næste fase i bogprocessen: Indsamling af anbefalinger og endorsments til bogens cover og udarbejdelse af en markedsføringsplan. 🤓👏🏻#throughback #theresponsiveleader #tealdotsinanorangeworld #blochoestergaard
gurihanstvedt og mig på vej til lederseminar i Jylland, hvor vi faciliterer deres læringsnetværk. Så får man rigtigt snakket sammen i bilen 😃☕️🚗 // #blochoestergaard #futureofwork #blochøstergaard
“Det her er noget af det mest spændende ledergruppe-udviklingsforløb jeg har set!” <- dagens opturs-udbrud fra lederen af det 250 personer store område, vi havde kick-off med i dag. God start på et fedt efterår! #yay! #blochøstergaard #blochoestergaard
Starter morgenen med lidt videooptagelse til marketing for Gladsaxe Erhvervskonference, som vi skal være med til at åbne og holde workshop på // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureoforganizations
Yay! Når min bog ligger fremme og bliver brugt! Yay! // #theresponsiveleader #futureofwork #futureofleadership #blochøstergaard #blochoestergaard
Gåhjemmøde i Aalborg om fremtidens medarbejdere // #futureofleadership #futureofwork #blochøstergaard #blochoestergaard
Solnedgangen er pæn! #blochøstergaard #blochoestergaard
Jeg mødte en i dag, der kunne citere 4-5 konkrete brudstykker og pointer fra vores podcast, “Fremtidens Ledelse to-go”. Det gør mig sååå glad at vi laver noget, som gør indtryk og kan bruges! Find den i iTunes eller din podcast app. Eller på vores hjemmeside. // #blochøstergaard #blochoestergaard #futureofwork #futureofleadership #podcast
Nu hvor du har påskeferie ... måske har du lyst til at arbejde sammen med os? Vi hjælper virksomheder med at transformere sig og omfavne en ny virkelighed. Vi søger kolleger til vores klan. Check link i bio. Ansøgningsfrist er 1-maj. // #blochøstergaard #blochoestergaard  #futureofleadership #futureofwork